Framskriving av aktivitet bemanning

Framskriving av bemanning kan overordnet beskrives i tre trinn som vist i modellen under.

Trinn 1 – Innhente datagrunnlag

I modellen hentes det inn datagrunnlag fra bemanningssystem og framskrevne aktivitetsdata i tråd med nasjonal framskrivingsmodell. I trinn 1 skal det lages en felles struktur som gjør at man kan sammenstille bemanningsdata og aktivitetsdata. Bemanningsdata mottatt fra sykehusets personalsystem struktureres i tre overordnede kategorier:

• Kliniske funksjoner
• Medisinsk servicefunksjoner
• Servicefunksjoner

Under disse hovedkategoriene må det velges en inndeling som lar seg bryte ned både for pasientdata og bemanningsdata. Ofte er det ikke samsvar mellom organisasjonsstruktur i det pasientadministrative systemet og personalsystemet. Erfaringsmessig fungerer det ofte å legge inn avdelingsstruktur ved sykehuset under de overordnede kategoriene. Eksempler på inndeling er presentert i tabellen under. Listen er ikke uttømmende, og kun eksempler på underinndeling som kan være felles for aktivitetsdata og bemanningsdata:

Aktivitetsdata hentes i hovedsak fra NPR, og det finnes nasjonale framskrivingsmodeller for somatiske funksjoner og innen psykisk helsevern og rusbehandling (TSB). Det er aktivitetsdata fra disse nasjonale framskrivingsmodellene som benyttes som input i bemanningsframskriving.

Det finnes ulike system for bemanningsdata for sykehusene, og det kan være lokale avvik i forhold til beskrivelse av uttrekk i denne beskrivelsen. Det vises til avsnitt om «datagrunnlag» for noe mer detaljert beskrivelse av kriterier for uttrekk.

Eksempel på uttrekk fra personalsystemet kan være årsverk (månedsverk januar-desember i grunnlagsåret) innen kontoartene for fast lønn, vikar i ledig stilling, fødselspermisjon (fast ansatt i fødselspermisjon), lønn ved overlegepermisjoner, utvidet arbeidstid leger (UTA) og engasjement (kodene kan avvike mellom ulike system).

Datagrunnlag for personell kategoriseres i følgende kategorier:

• Leger / psykologer: Inkluderer akademisk personell i klinikk eller medisinsk service.
• Pleiepersonell: Sykepleiere, hjelpepleiere, jordmødre og annet pleiepersonell
• Administrativt personell: Sekretærer, merkantilt personell og annet administrativt personell
• Øvrig personell: Alle øvrige ansatte

Under vises et eksempel på organisering av bemanningsdata ved å fordele overordnede personellkategorier på funksjoner.

Det vil være tilsvarende eksempler for psykiatri og fellesfunksjoner. Det er viktig å finne en inndeling som passer spesialiteten man ser på. Eksempler på inndeling for PHV og TSB kan være:

• Akuttpsykiatri
• Alderspsykiatri
• Barne- og ungdomspsykiatri
• Rusbehandling

Trinn 2 – Beregning av vektet aktivitet og nøkkeltall

I dette trinnet utarbeides en vekting av aktivitet, der formålet er å finne en samlet representasjon av aktiviteten ved sykehuset. Videre benyttes den vektede aktiviteten for å beregne nøkkeltall. Disse nøkkeltallene som beregnes for hver spesialitet/funksjon er ment å gi et tilnærmet uttrykk for avdelingens produktivitet. Produktivitet her defineres på følgende måte:

• Antall vektede opphold per lege
• Antall vektede liggedager per pleiepersonell/administrativt personell og øvrig personell

Det er utarbeidet noen anbefalte formler for å beregne vektede aktiviteter, men disse bør gjennomgås i det enkelte prosjekt. Nedenfor presenteres eksempler på beregning av ulike vektede aktivitetstyper innen somatikk, PHV og TSB.

Eksempel på beregning for grunnlagsåret av vektede døgnopphold for somatikk:

Eksempel på beregning for grunnlagsåret av vektede liggedøgn for somatikk:

Eksempel på beregning for grunnlagsåret av vektede oppholdsdøgn for PHV og TSB:

Det beregnes ikke vektede døgnopphold innen PHV og TSB, da dette har vist seg å være like godt representert ved oppholdsdøgn.

Beregningene utføres både i grunnlagsår og det framskrevne året. Tabellen under viser eksempler på resultatet av beregning for somatikk for kliniske funksjoner i tråd med den valgte inndelingen på spesialitet og aktivitetstype, både for grunnlagsåret og framskrivingsåret:

Videre beregnes nøkkeltall for grunnlagsåret basert på de vektede aktivitetene. Med nøkkeltall menes her å beregne vektede opphold per personellkategori. Tabellen under viser eksempel på presentasjon av de beregnede nøkkeltallene for kliniske funksjoner som benyttes i grunnlagsåret.

For de medisinske servicefunksjonene (akuttmottak, anestesi, operasjon, intensiv, laboratorier, radiologi, stråleterapi, fysio-/ergoterapi med flere) er det flere alternative beregningsmåter. En metode er å framskrive alle funksjoner basert på den samlede utvikling for vektede pasienter.

En annen metode for å framskrive servicefunksjonene er å ta utgangspunkt i følgende:

• Utviklingen av kirurgiske pasienter (eksempelvis operasjon, anestesi basert på framskriving)
• Basert på samlet pasientutvikling (eksempelvis bildediagnostikk, laboratorier)

Uendret, ingen vekst (eksempelvis pasientservice, medisinsk teknikk)

For servicefunksjoner vil det være tilsvarende vurderinger som for medisinske servicefunksjoner. Servicefunksjoner kan omfatte kjøkken, renhold, lager og lignende, samt tekniske funksjoner og administrasjon.

Trinn 3 - Framskriving av bemanning

Framskriving av bemanning baseres på nøkkeltallene beregnet i trinn to av framskrivingsmodellen. De vektede døgnoppholdene i grunnlagsåret multipliseres med de vektede døgnoppholdene i framskrivingsåret.

Tabellen under viser eksempel på presentasjon resultater fra framskriving av bemanning.

Det ligger ikke noen effektivisering innebygget i framskrivingsmodellen for bemanning utover endringer som følge av omstillingsfaktorer i framskrivingsmodellene for somatikk, PHV og TSB.

Dersom det er ønskelig å legge inn en effektivisering, er det mulig å gjøre dette etter framskrivingen er gjennomført. Dette kan legges inn som en prosentvis endring eller i faktiske årsverk fra gevinstplaner.