Prosjektinnrammingen

Formål

Formålet med prosjektinnrammingen er å avgrense og tydeliggjøre prosjektets innhold og gjennomføring. I dette ligger det å støtte opp under overordnede planer, koordinering med øvrige tiltak i helseforetaket, og at det blir lagt et godt grunnlag for en effektiv prosjektgjennomføring. Det er også et formål å legge til rette for læring, både i prosjektperioden og etter at nye arealer er tatt i bruk.

Dette betyr at:

  • prosjektet må presiseres og avgrenses i forhold til andre tiltak, både når det gjelder innhold, økonomisk bæreevne og tid for gjennomføring
  • prosjektet bør gis føringer og avgrensninger på hvilke alternativer som ønskes utredet i form av tomter, virksomhetsalternativer og bygg/løsningsalternativer
  • det må avklares hva som eventuelt kreves av tilleggsarbeid/utredninger før konseptfasen kan starte
  • prosjektet må utarbeide forslag til kriterier for hvordan de ulike alternativene skal rangeres innbyrdes
  • det må utarbeides et styringsdokument, som skal sikre god eier- og prosjektstyring
  • evaluering må planlegges

Uavklarte premisser og føringer for prosjektet vil gjerne påføre prosjektet større kostnader og mer tidsbruk jo senere i prosjektet de blir håndtert. På den andre siden vil utredninger påføre prosjektet kostnader. Det er derfor viktig at premisser blir avklart så tidlig i prosjektforløpet som praktisk mulig, herunder en tydeliggjøring av omfang og detaljgrad på utredninger.

Grunnlag

Fasen bygger på beslutning om oppstart av tidligfasen (B1-beslutning), hvor prosjektet blir gitt et mandat. Prosjektet skal i tillegg bygge på følgende grunnlag:

  • Utviklingsplan, økonomisk langtidsplan og andre overordnede planer
  • Arealbruksplan for arealer som blir berørte (direkte eller indirekte som følge av rokader e.l.)
  • Krav til klima og miljø
  • Eventuelle andre krav og føringer

I tillegg til det som framkommer gjennom B1-beslutningen, kan det være behov for en avklaringer mellom helseforetaket og prosjektet. Noen av de avklaringene som man bør ha et bevisst forhold til er opplistet i Vedlegg H.

Leveranser

Prosjektinnrammingen skal resultere i følgende leveranser:

  • Forslag til styringsdokument med særlig vekt på å avgrense og tydeliggjøre prosjektets innhold og gjennomføring (jf. mal i vedlegg C)
  • Forslag til kriterier for alternativsvurdering av prioritering av løsningsalternativer
  • Forslag til kriterier for valg av tomt dersom dette er aktuelt (jf. vedlegg H)
  • Forslag til oppdatert mandat dersom det er behov for dette.
  • Investeringsestimat
  • Finansieringsplan (om den ikke foreligger)
  • Analyse av økonomisk bæreevne på prosjekt- og helseforetaksnivå
  • Overordnet gevinstoversikt for hvert alternativ

Arbeidsprosesser

Utarbeide styringsdokument

Hovedprosessen i utarbeidelse av styringsdokumentet vil være å få avklart hvordan tidligfasen skal gjennomføres, hvem som skal beslutte hva, når beslutninger skal fattes og hvilke rammer prosjektet skal forholde seg til. Gapet mellom det som er avklart og det som burde vært avklart før etablering av prosjektet, jf. innholdet i Bilag C, vil gi en indikasjon på hvilke prosesser som bør etableres.

Styringsdokumentet bygger på oppstarten av tidligfasen (B1- beslutningen), avklaringer kommet frem i prosjektinnrammingen, og bør være et levende dokument som oppdateres ved inngangen til hver fase, helt fram til overlevering av bygget. Styringsdokumentet bør omfatte en beskrivelse av hvordan prosjektet er tenkt koordinert med helseforetakets utviklings/mottaksprosjekt, jf. kapittel om utvikling av virksomhet og bygg i tidligfasen. Styringsdokumentets omfang kan ses i sammenheng med mandatets detaljgrad, og tilpasses, slik at dokumentene utfyller hverandre.

Oppbygging og forslag til innhold i styringsdokumentet er beskrevet i vedlegg C.

Utarbeide kriterier for alternativsvurdering

I arbeidet med prosjektinnrammingen utarbeides evalueringskriterier som skal gi grunnlag for å kunne skille de ulike alternativene opp imot hverandre. Kriteriene skal sikre at man velger det alternativet som best løser effektmålene og de prosjektutløsende faktorene for prosjektet.

Punktene under viser noen overordnede eksempler på aktuelle områder å utforme kriterier på:

  • Målhierarki (ønsket utviklingsretning)
  • Økonomiske effekter av prosjektet
  • Byggets kvalitet, fleksibilitet og elastisitet
  • Bærekraft i form av ytre miljø, energibehov, CO2 utslipp

Kriteriene for alternativsvurdering besluttes av prosjekteier. Det anbefales at prosjektet, i løpet av prosjektinnrammingen, foreslår en prosess for utarbeidelsen av kriteriene, prioriteringen og for gjennomføring av alternativsvurderingen, inkludert nødvendig medvirkning og forankring. Endelig beslutning om valg av ett alternativ som skal utdypes i konseptfasens steg 2 (B3A-beslutning) utføres av prosjekteier.

Tomteanalyse, konsekvensutredning og regulering

Det skilles mellom prosessene for å utrede og avklare lokalisering og tomt for sykehusbygg. Begrepet lokalisering benyttes her i de tilfeller der sykehusstruktur endres, og ulikt sted kan gi ulike betingelser for virksomheten og/eller konsekvenser for interessenter. Begrepet tomt benyttes om geografisk plassering innenfor en valgt lokalisering. Det forutsettes at lokalisering som følge av endret sykehusstruktur avklares i arbeidet med utviklingsplanen. Denne prosessen er beskrevet i vedlegg I.

Dersom valg av sykehustomt ikke er avklart bør styringsdokumentet omtale hvilken prosess som anbefales. Tomteprosessen er ofte todelt;

  • Tomtesøk og nedvalg av tomter som legges til grunn for utredning av ulike løsningsalternativer i konseptfasen steg 1, bør være avklart før oppstart av konseptfasen.
  • Endelig beslutning om tomt sees i sammenheng med valgt hovedalternativ og bør senest være avklart innen oppstart av konseptfasen steg 2.

Det må innledningsvis avklares om tiltaket i seg selv er av en størrelse som kan gi vesentlige virkninger og konsekvenser for miljø og samfunn slik at tiltaket utløser krav om planprogram, konsekvensutredning (KU) og risiko- og sårbarhetsanalyser (jf. plan- og bygningsloven § 4). Den offentlige planprosessen er tidkrevende med egen medvirknings- og beslutningsprosess som kan gi føringer for prosjektets øvrige ressurser og aktiviteter.

Gjennom tomteanalysen evalueres tomtealternativene. Valg av metode, evalueringskriterier og prosess for nedvalg av aktuelle sykehustomter, krever samhandling med berørte kommuner og offentlige planmyndigheter og bør avklares senest i fasen prosjektinnramming. Kostnadsestimat for tomteerverv og påregnelige rekkefølgekrav som følge av byggesaksbehandling og eventuelt endringer i reguleringsplan, inkluderes i vurderingene. Evalueringskriteriene godkjennes av prosjekteier.

Forskrift om konsekvensutredning §21 og Standard for klima og miljø i sykehusprosjekter (2021) vil blant annet være førende for kriteriene på relevante områder. I tillegg må vurderingene baseres på overordnede statlige, regionale og sykehusfaglige føringer og retningslinjer som påvirker valg av sykehustomt.

Når tomt er valgt, kan arbeidet med reguleringsplan starte opp.

Gjennomføre økonomiske analyser

Overordnede investeringsestimat og analyser av økonomisk bæreevne på prosjekt- og helseforetaksnivå skal utarbeides. Dersom økonomiske analyser ikke er utarbeidet tidligere, skal dette gjøres i prosjektinnrammingen. Det skal utarbeides en overordnet gevinstoversikt for hvert av alternativene, der formålet er å synliggjøre forskjeller mellom disse. Prosjektets finansieringsplan skal utarbeides.

Håndtering av nullalternativet

Et nullalternativ er en beskrivelse av det alternativet som blir gjeldende dersom tiltaket ikke blir gjennomført. Nullalternativet skal representere en forsvarlig videreføring av dagens situasjon. I prosjektinnrammingen må det tas stilling til hvordan nullalternativet skal håndteres i prosjektet. Det anbefales å benytte Finansdepartementets rundskriv R-109 som beskriver prinsipper for utarbeidelse av nullalternativ.

Det må skilles mellom et nullalternativ som et rent referansealternativ for investeringsprosjektene (utsettelsesalternativ) og et reelt nullalternativ der alternativet kan vise seg å gi mest nytte for pengene og av den grunn bli valgt. Dersom man benytter et nullalternativ som referansealternativ, skal dette uttrykkelig spesifiseres.

Nullalternativet tar utgangspunkt i dagens konsept/løsning og lokalisering, lovlig drift, framtidig behovstilfredsstillelse/dekningsgrad, og skal ikke bli dårligere enn på beslutningspunktet. Det vil si at ordinært, korrigerende og forebyggende vedlikehold skal inkluderes. Videre inngår utskiftinger/fornyelse (nødvendige reinvesteringer, oppgraderinger) for å kunne fungere i den tidsperioden som forutsettes i analysen, samt at det tas hensyn til andre vedtatte tiltak som er i gang eller har fått bevilgning. For investeringsprosjekter vil dette bety kostnader til det minimum av vedlikehold som er nødvendig for at alternativet er reelt. I dette ligger det ikke et krav om like lang levetid som for øvrige tiltak.

For vurdering av driftsøkonomiske effekter utredes og oppdateres det driftsøkonomiske nullalternativet i prosjektinnramming, konseptfasen og forprosjektfasen.

Planlegge før- og etterevaluering

For at nye sykehusprosjekter skal kunne bidra til kunnskapsbasert og framtidsrettet utvikling av sykehus, er det nødvendig at prosjektene evalueres. Som en hovedregel skal alle større ombygginger og tilbygg, rehabilitering og nye sykehusbyggprosjekter evalueres. Evalueringen har tre hovedområder; førevaluering, evaluering av plan- og byggeprosessen, samt etterevaluering.

En plan for evalueringen påbegynnes i prosjektinnrammingen og fullføres i konseptfasen.

Førevalueringen vil gi kunnskap om hvordan bygg og lokaler fungerer i dag, og vil være et utgangspunkt for sammenligning i etterevaluering. Førevalueringen kan også gi kunnskap om prosjektutløsende faktorer, som videre benyttes til å utarbeide forslag til kriterier og eventuelt videre i arbeidet med gevinstplanen.

Evaluering av plan- og byggeprosessen undersøker hvor vellykket prosjektgjennomføringen har vært, hvilke faktorer som har bidratt til dette og hvilke utfordringer prosjektet har stått overfor. Evalueringen gjennomføres fra og med tidligfase, til sykehuset tas i bruk. Evalueringen kan gjennomføres som en løpende evaluering (måling) og gi prosjektet kunnskap underveis i prosessen, eller utføres etter at plan- og byggeprosessen er fullført (bakoverskuende).

Etterevalueringen gjennomføres rundt tre år etter at nye sykehus arealer er tatt i bruk, og evaluerer hvordan klinisk og teknisk drift fungerer. Dette kan vurderes opp mot effekt- og samfunnsmål i prosjektet, og i hvilken grad målene for prosjektet har blitt realisert. Et sykehusprosjekt kan også ha andre effekter (virkninger) utover målene, som kan gi verdifull læring inn i nye sykehusbyggprosjekter.

Risikostyring

Det skal i oppstarten av prosjektet kartlegges hva som kan true prosjektets suksess (prosjektmål). Det skal jobbes systematisk med risikovurderinger av prosjektgjennomføringen gjennom hele tidligfasen for å kunne iverksette risikoreduserende tiltak. Det skal gjøres vurderinger av både muligheter og trusler.

Verktøy

Veileder for arbeidet med utviklingsplaner anbefaler at framskriving av aktivitet skal bygge på regionale analyser og nasjonalt standardiserte metoder. Det må unngås at det må gjennomføres nye beregninger i hver planfase, med ulike metoder, aktivitetsgrunnlag og framskrivningshorisonter. Framskrivinger anbefales utført i prosjektinnramming eller i steg 1 av konseptfasen. Eventuelle nye framskrivinger etter økonomisk ramme er satt, er å se på som premissendringer (og krav) fra prosjekteier, og behandles deretter. For mer informasjon se under delkapittel «Hovedprogram». Oversikten over relevante verktøy er ikke komplett og må vurderes i hvert enkelt tilfelle.

Oppstart av konseptfasen B2

I B2-beslutningen vurderer prosjekteier prosjektets leveranser fra prosjektinnrammingen og beslutter hvorvidt det skal startes en konseptfase.

Hva synes du om Kunnskapsbanken?

Vi har bare akkurat kommet i gang, men er veldig interessert i å høre hva du synes så langt 🙂

Hvis du vil hjelpe oss med evt. oppfølgingsspørsmål vi har så må du gjerne fylle navn og e-post også.