Tidligfasen - Faser og beslutningspunkt

Tidligfasen omfatter de tre planfasene innenfor den stiplede linjen i figuren nedenfor; prosjektinnramming, konseptfase og forprosjektfase, der konseptfasen gjennomføres i to steg. Mellom hver fase og mellom stegene i konseptfasen er der et beslutningspunkt.

Ved hvert beslutningspunkt tas det stilling til om prosjektet skal videreføres, og på hvilket grunnlag. Det vil da være naturlig å revurdere prosjektets styringsdokument, organisering m.m. Det er prosjekteier som eier alle beslutningspunktene, men prosjektorganisasjonen leverer et beslutningsgrunnlag.

Beslutningen om å videreføre prosjektet til neste fase, utsette eller stoppe prosjektet, skal tas i tråd med det regionale og lokale helseforetakets fullmaksstruktur. I en slik beslutning kan det bli stilt krav om å gjennomføre ytterligere arbeid før beslutningspunktet kan passeres og neste prosjektfase påbegynnes.

Beslutningspunkt B1 - oppstart av tidligfasen

I tråd med overordnet planverk (utviklingsplan, økonomisk langtidsplan med flere) i helseforetaket, beslutter prosjekteier at det skal startes en tidligfaseutredning av et mulig byggeprosjekt. Dette vil ha form av et styrevedtak med et nærmere spesifisert oppdrag, eventuelt også omsatt i et mandat for arbeidet. Form og innhold på beslutningen vil variere fra prosjekt til prosjekt, men det er viktig at følgende premisser er avklart;

• forankring av oppdraget
• særlige prosjektutløsende faktorer og målhierarki
• grensesnitt mot andre tiltak
• aktuell sykehusstruktur med funksjonsfordeling og lokalisering
• eventuelt andre rammer for prosjektet

Med bakgrunn i styrets beslutning om oppstart av tidligfasen av et eventuelt byggeprosjekt, opprettes det en prosjektorganisasjon, eventuelt med et ytterligere presisert oppdrag.

Noen prosesser er tidkrevende når det gjelder utredninger/avklaringer. Eksempler på dette er tomteavklaringer som kan kreve egen planprosess med tilhørende utredninger, medvirkningsprosesser, avklaringer av virksomhetsinnhold og beslutningsprosesser. Det er derfor viktig at det blir satt av tid og ressurser til prosjektinnrammingen, eventuelt konseptfasen, som står i forhold til det som skal gjøres av utredninger/avklaringer.

I mindre og mellomstore prosjekter som har et godt prosjektfundament, kan det være naturlig å slå sammen oppstart av prosjektet (B1) og innramming av prosjektet (B2).

I forbindelse med prosjektinnrammingen skal det settes av midler til førevaluering og til evaluering av prosjektgjennomføringen, både tidligfasen og gjennomføringsfasen. Helseforetaket skal også sette av midler til etter evaluering av byggeprosjektet.

Prosjektinnrammingen -> B2 Oppstart av konseptfasen

Etter at oppstart av tidligfasen for et mulig byggeprosjekt er besluttet, vil det være behov for at prosjektorganisasjonen dokumenterer sin forståelse av oppdraget i samarbeid med prosjekteier. I prosjektinnrammingsfasen påser derfor prosjektorganisasjonen at oppdraget er tilfredsstillende tydeliggjort, avgrenset i forhold til andre tiltak, avklart i forhold til hvilke alternativer som skal utredes/evalueres og hvordan disse prosessene planlegges gjennomført, samt foreslår eventuelle presiseringer. Leveransen for fasen er bl.a. forslag til et styringsdokument for prosjektgjennomføringen. Dette styringsdokumentet følger prosjektet og oppdateres ved hver faseovergang.

I en B2-beslutning vurderer prosjekteier prosjektets leveranser fra prosjektinnrammingen og beslutter hvorvidt det skal startes en konseptfase.

Konseptfase steg 1 -> B3A Valg av konsept for utdyping i steg 2

I konseptfasen utarbeides forslag til hovedprogram. Hovedprogrammet klargjør de forutsetningene som ligger til grunn for planarbeidet, virksomhetsinnhold, dimensjonering, overordnede funksjonelle og tekniske krav osv. Mulige løsningsalternativer og tilhørende økonomiske analyser utredes og evalueres basert på gitte kriterier. Fasen skal sikre at eier får frem det beste alternativet innenfor de rammene som er gitt.

Beslutning om sykehustomt innenfor den lokaliseringen som er valgt, skal være avklart senest innen oppstart av steg to i konseptfasen.

I B3A-beslutningen velger prosjekteier hvilket konsept som eventuelt skal utredes videre og beslutter hva som skal detaljeres videre i prosjektet.

Konseptfasen steg 2 ->B3 Valg av konsept

I konseptfasens steg 2 videreutvikles det valgte alternativet gjennom et skisseprosjekt med økonomiske analyser. Hovedprogrammet detaljeres. I tillegg skal det for prosjekter med forventet kostnad over 500 millioner kroner gjøres en ekstern kvalitetssikring av konseptrapporten (KSK).

I B3-beslutningen tar eier stilling til det utarbeidede konseptet og beslutter hvorvidt det skal startes en forprosjektfase basert på valgt konsept.

Forprosjektfasen -> B4 Investeringsbeslutning

Gjennom forprosjektet bearbeides det valgte konseptet videre og det lages et beslutningsunderlag for investeringsbeslutningen.

I B4-beslutningen fattes en endelig beslutning om å gjennomføre eller stoppe byggeprosjektet. Dersom det blir besluttet å gjennomføre byggeprosjektet, kan en ny fase med å realisere bygget starte.