Samhandling og medvirkning

Samhandling og medvirkning i utviklingen av virksomhet og bygg

Byggeprosjekter i sykehus er komplekse både når det gjelder omfang og konsekvenser. Virksomheten setter premisser for nye arealer, men arealene vil også medføre muligheter og begrensninger for virksomheten. Det er derfor nødvendig med gode prosesser som sørger for samhandling mellom virksomheten og byggeprosjektet.

I utvikling av virksomhet og bygg skilles det mellom samhandling, medvirkning og medbestemmelse;

• Samhandling defineres som den formelle koordineringen mellom helseforetaket og prosjektet. Det bør opprettes samhandlingsarenaer på relevante organisatoriske nivå, jf. et eksempel på dette i figuren nedenfor. (Eksempelet er et generisk eksempel hvor helseforetaket er prosjekteier.)
• Medvirkning er prosessene der ressurspersoner gir innspill og råd til prosjektet. Det bør opprettes medvirkningsgrupper på relevante områder.
• Medbestemmelse er prosessene knyttet til arbeidsgivers ansvar overfor ansatte, jf. Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern. Disse prosessene er knyttet til helseforetakets linjeorganisasjon og blir håndtert i ulike fora mellom helseforetaket og de ansattes organisasjoner. Prosjektet skal legge til rette for medbestemmelse.

Samhandlingen skal ivareta involvering, koordinering og helhetstenkning på en slik måte at utvikling og muligheter mellom sykehus, klinikker og andre samarbeidsparter blir belyst og ivaretatt. Videre skal samhandlingen tilrettelegges og gjennomføres slik at vedtatte rammer for økonomi og fremdrift blir overholdt.

Medvirkningen i prosjektet er rådgivende. Medvirkningen har som formål å:

• sørge for at overordnede målsettinger og de ansattes arbeidsplass blir ivaretatt med funksjonsdyktige, pasientvennlige og driftsøkonomiske løsninger
• skape engasjement, forankring og eierskap som grunnlag for god og vellykket organisasjonsutvikling og drift
• skape et godt arbeidsmiljø for sykehusets ansatte
• innhente pasienters og andre brukeres erfaringer og synspunkter

Medvirkning skjer i alle faser av et byggeprosjekt, både i tidligfase og i gjennomføringsfasen. Omfang av involveringen må tilpasses den enkelte fase. I de forskjellige fasene vil prosjektet ha behov for medvirkning. I en tidlig fase av et byggeprosjekt vil det være viktig med medvirkning i utvikling av tverrgående prinsipper og i avklaring av driftskonsepter. Utover i prosjektet blir planleggingen og medvirkningen mer detaljert. For å belyse relevante problemstillinger for prosjektet blir det dermed behov for medvirkning på:

• overordnede strategier og føringer for hele sykehuset
• overordnede planer for hver funksjon og sammenhenger mellom funksjoner
• detaljerte planer over funksjonenes rom og utstyr

I tillegg til de ansatte, er pasienter og pårørende brukere av de nye arealene. I planleggingen er brukermedvirkning på systemnivå et viktig virkemiddel for å ivareta pasientperspektivet og videreutviklingen av spesialisthelsetjenesten gjennom utforming av nye bygg. Brukerrepresentantene tilfører kunnskap og erfaringer til prosjektorganisasjonen og brukerstemmene er derfor viktige i hele planleggingsprosessen, blant annet fordi deres perspektiv på hva som er et godt sykehus kan være forskjellig fra f. eks. ansattes eller planleggeres perspektiv.

For å gjennomføre gode medvirkningsprosesser anbefales det at prosjektene:

• Tydeliggjør fordeling av ansvar og oppgaver mellom helseforetaket og prosjektorganisasjonen.
• Spisser deltakelsen og sørger for at de riktige personene/funksjonene deltar, i et omfang tilpasset både prosjektet og virksomheten.
• Sørger for at de som skal medvirke forstår hvilken prosess de skal være med i og hva som skal skje når.
• Beskriver gjennomføringen av medvirkningsprosessen

Helseforetaket skal sørge for at organisasjonen utvikles og tilpasses til det fremtidige målbildet og at de nye sykehusbyggene understøtter viktige forutsetninger for virksomheten.

Helseforetaket skal legge til rette for medvirkning og bidra med fagkompetanse til utvikling av løsninger, og sørge for forankring og eierskap av løsninger i egen organisasjon.

En samhandling mellom prosjektorganisasjon og driftsorganisasjon skal legge grunnlaget for at det tilrettelegges og organiseres et strukturert samarbeid mellom prosjektet og helseforetaket. Helseforetaket må forberede seg på å ta det nye bygget i bruk. Det kan gjøres gjennom at helseforetaket etablerer et mottaksprosjekt med et særlig ansvar for involvering av brukere og medarbeidere i egen organisasjon.