Introduksjon

Tidligfasen i sykehusbyggprosjekter

Tidligfasen er en fellesbetegnelse på de planfaser et byggeprosjekt må gjennomføre før endelig investeringsbeslutning (B4-beslutning). Tidligfasen starter etter at prosjekteier har besluttet oppstart av utredning av et mulig byggeprosjekt (B1-beslutning). Tidligfasen omfatter de tre planfasene prosjektinnramming, konseptfase og forprosjektfase. Spesialisthelsetjenesten har en styringsmodell og en prosjektmodell som avviker fra styringen av andre statlige foretak og prosjekter. Det er derfor utarbeidet en egen veileder for tidlig fasen i sykehusbyggprosjekter.

Formål med veilederen

Formålet med veilederen er å sikre et best mulig underlag for prosjekteiers beslutninger og eierstyringEierstyringEierstyring av prosjektet dekker aktivitetene og ansvarsområdet til styringsgruppen/prosjektstyret. Styringsgruppen/prosjektstyrets hovedoppgaver er: • å sikre at prosjektet er innrettet etter strategi/planverk/beslutninger fattet av helseforetaket (eller prosjektprogrammet som prosjektet er en del av) • beslutte premisser for prosjektet innenfor de overordnede rammene • føre kontroll med prosjektet og rapportere til helseforetaket • gi råd og veiledning til prosjektleder God eierstyring i sykehusbyggprosjekter innebærer evnen til å håndtere både virksomhetsperspektivet, brukerperspektivet og perspektivet for prosjektgjennomføring på en balansert måte..

Veilederen skal blant annet bidra til:

• at det konseptet som best støtter opp under helseforetakets strategi og overordnet planverk blir valgt
• en god prosess og et godt beslutningsunderlag i de ulike fasene i planlegging av et sykehusbyggprosjekt
• at prosjektet blir bærekraftig og gir forventet effekt på driften av sykehuset

Plangrunnlag

Helseforetakets utviklingsplan er helseforetakets øverste strategiske dokument, og øvrig planverk er en videreføring av denne. Utviklingsplanen baseres på nasjonale og regionale føringer og strategier, og sammen med økonomisk langtidsplan gir den en samlet utviklingsretning for helseforetaket. Utviklingsplanen skal også vise hvordan de viktigste innsatsfaktorene understøtter den ønskede utviklingsretningen for helseforetaket. Bygg er en av disse innsatsfaktorene:

Ifølge Veileder for arbeidet med utviklingsplaner skal helseforetakene utarbeide arealbruksplanerArealbruksplanEn arealbruksplan er en konkretisering av en utviklingsplan/eiendomsstrategi. Arealbruksplanen bør ta utgangspunkt i klinikkenes bruk av dagens arealer og de enkelte klinikkenes overordnede arealbehov, og gir en detaljert oversikt over de enkelte klinikkenes nåværende og framtidige behov for arealer. Arealbruksplanen gir også en oversikt over de gjeldende arealdisposisjonene, herunder eventuelle planlagte endringer i arealbruk som følge av omdisponeringer, utbygginger eller avhendinger. . Videre er det anbefalt at ulike typer bygningsmessige tiltak, som blant annet vedlikehold, ombygging, nybygging og avhending settes sammen i koordinerte tiltakspakker (prosjektprogram). Ett eksempel på hvordan dette kan gjøres er vist i Veileder for utvikling og forvaltning av bygg og eiendom .

Veilederen legger til grunn at tiltaket/prosjektet er forankret i helseforetakets utviklingsplan, og at funksjonsfordeling, struktur og samfunnseffekter er tilstrekkelig vurdert i arbeidet med helseforetakets utviklingsplan. Det legges også til grunn at det foreligger en arealbruksplan og at overordnede føringer som er gjeldende for helseregionen, helseforetaket, eller for flere byggeprosjekter, er tydeliggjort av helseforetaket så tidlig som mulig, og senest før det fattes en B2-beslutning, jf. kap. 3. Dette vil typisk omfatte rammer og utviklingsretninger som omhandler pasientstrømmer, logistikkløsninger, IKT med mer.

Tidligfasen i et byggeprosjekt har dermed hovedvekt på å

1. definere krav til bygg, teknikk og utstyr
2. utrede mulige alternative løsningskonsepter
3. velge den beste utbyggingsløsningen

Det er først når rammene rundt hvert enkelt byggeprosjekt er godt definerte at det enkelte prosjekt kan gjennomføres og understøtte kjernevirksomheten på en effektiv måte. Derfor må det så tidlig som mulig avklares, helst før prosjektstart, om tiltaket er tilfredsstillende forankret i utviklingsplanen og annet overordnet planverk. Det må også avklares hvorvidt det skal gjennomføres tilleggsutredninger og hvorvidt det er behov for andre avklaringer.

Utvikling av virksomhet og bygg i tidligfasen

Gjennomføring av en tidligfase i et byggeprosjekt vil gjerne medføre nye muligheter for utvikling av helseforetakets virksomhetVirksomhetsutviklingVirksomhetsutvikling er en bred betegnelse på de aktivitetene helseforetaket gjennomfører i den hensikt å forbedre virksomheten. Virksomhetsutvikling omfatter mange fagområder, også organisasjonsutvikling (OU), og foregår på alle nivå i organisasjonen. Styret/toppledelsen har ansvar for det strategiske, mens mindre omfattende justeringer vil bli gjennomført på et lavere nivå i organisasjonen, utført enten gjennom helseforetakets styringslinje eller i enkeltprosjekter., og nye arealer vil gjerne få direkte konsekvenser for pasientforløp, arbeidsprosesser, organisering, eller andre deler av helseforetakets virksomhet. Det anbefales at helseforetaket så tidlig som mulig etablerer et utviklingsprosjekt/mottaksprosjekt. Prosjektet bør gis et helhetlig ansvar for å utvikle de delene av virksomheten som blir berørt av de nye arealene, herunder organisasjonen. Helseforetaket må derfor ha beredskap for å kunne svare ut byggeprosjektets behov for avklaringer som gjelder virksomheten i takt med prosjektutviklingen. En suksessfaktor vil være at helseforetakets utviklingsprosjekt blir koordinert med byggeprosjektet og at grensesnittene er tydelige.

Målgrupper og bruk av veilederen

Veilederen beskriver hvordan tidligfasen for byggeprosjekter i helseforetakene skal gjennomføres. Veilederen gir retningslinjer for hva som skal inngå i de ulike fasene, hvilke analyser som skal gjennomføres, hvilke beslutningsdokumenter som skal utarbeides, og hva som skal besluttes ved de enkelte beslutningspunktene.

De tre innledende kapitlene er primært skrevet for beslutningstagere, mens øvrige kapitler er mer detaljerte og er skrevet primært for de som er utførende i prosjektene.

Veilederen gir anbefalinger og gir ikke en uttømmende liste over forhold som må ivaretas. Veilederen beskriver til dels omfang og kvalitetsnivå på de ulike utredninger og leveransene, men er ikke for detaljert på dette området. Forventningene til dette må avklares med prosjekteier i hvert enkelt tilfelle og tilnærming og omfang av utredninger bør i alle tilfeller tilpasses prosjektets egenart og kompleksitet.

Veilederen skal benyttes i sykehusbyggprosjekter med forventet kostnad over 500 millioner kroner. Den vil også være et godt verktøy for bruk i mindre prosjekter.

Vedleggene kan bli oppdaterte uten at selve veilederen revideres. Øvrige veiledere er tilgjengelig på www.sykehusbygg.no, og på de regionale helseforetakenes egne nettsider.

Kritiske suksessfaktorer

Et sykehusbyggprosjekt i tidligfasen er et komplekst prosjekt med mange fallgruver og suksessfaktorer. Gjennom tidligfasen bør det derfor være særlig oppmerksomhet på følgende punkter:

• Prosjekteierstyring som tydeliggjør de store linjene i prosjektet
• Tydelig organisering og rollebeskrivelser, herunder tydelige grensesnitt mellom prosjektet og prosjektets interessenter
• Godt lederskap
• God kompetanse til rett tid i alle ledd