Konseptfasen

Konseptfasen gjennomføres i to steg og har et beslutningspunkt (B3A) mellom disse stegene.

Formål

Formålet med konseptfasen er å utrede og framskaffe et faglig grunnlag som gir tilstrekkelig sikkerhet for valg av det alternativet som best oppfyller målene innenfor de rammer som er definert i styringsdokumentet.

Grunnlag

Fasen bygger på B2-beslutningen og leveransene fra prosjektinnrammingen:

Mandat
Styringsdokument
Kriterier for valg av alternativ
Eventuelle oppdaterte framskrivinger
Steg 2 bygger videre på hovedprogrammet fra steg 1, og utredningene av hovedalternativ som er valgt ved B3A

Det anbefales at det benyttes standardiserte metoder, løsninger og erfaring fra tidligere prosjekter. Det finnes i den sammenheng rapporter, veiledere, metoder og verktøy som kan bidra til en kunnskapsbasert tilnærming til planleggingen. Sykehusbygg HFs konseptprogram og kunnskapsgrunnlag er planleggingsverktøy som skal bidra til kunnskapsbasert planlegging av sykehus. Etterlevelse av kunnskapsgrunnlagene skal skje på bakgrunn av et “følg eller forklar”-prinsipp. Dette innebærer at prosjektene må redegjøre for hvordan de har innrettet seg i forhold til anbefalingens enkelte punkter, og eventuelt forklare hvorfor og hvordan prosjekt har valgt andre løsninger og innrettet seg på en annen måte.

Leveranser

Konseptfasen skal resultere i samlet konseptrapport for steg 1 og 2 med følgende innhold:

Del 0 Sammendrag
Del I Bakgrunn (fra steg 1)
Del II Alternativvurdering (fra steg 1)
Del III Anbefalt hovedalternativ
Del IV Plan for videre arbeid
Vedlegg:
Hovedprogram
Utredning av valgt hovedalternativ med skisser, tilhørende kalkyler mv.
Miljøprogram
Sikringskonsept
Økonomiske analyser
Oppdatert styringsdokument ved behov
Ev. andre vedlegg

Det vises til vedleggene D og E for flere detaljer.

Konseptfasens to steg

I det første steget klargjøres premissene for innholdet i bygget i form av et hovedprogram. Deretter utredes og utvikles alternative bygningsmessige konsepter (muligheter) for hvordan hovedprogrammet kan løses i form av fysiske løsninger.

I den grad virksomhetsinnhold og dimensjonering ikke er avklart i utviklingsplan eller i arbeidet med prosjektinnrammingen, må dette gjøres i første del av konseptfasen. Det er viktig at det settes av tilstrekkelig med tid og ressurser til arbeidet, og at det vurderes om arbeidet kan påvirke prosjektplanen. Det samme forholdet gjelder eventuell avklaring av sykehustomt. I konseptfasen steg 1 utredes minst to alternative bygningsmessige konsepter (muligheter) i tillegg til nullalternativet. Økonomiske beregninger oppdateres og prosjektets finansielle handlingsrom vurderes. Valg av hovedalternativ baserer seg på vedtatte evalueringskriterier besluttet i B2. I det andre steget utdypes hovedalternativet i form av detaljerte skisser med tilhørende utredninger og økonomiske analyser.

Ekstern kvalitetssikring gjennomføres ved sluttleveranse i steg 2, før B3-beslutning. Som prosess kan ekstern kvalitetssikring (KSK) enten gjennomføres som en følgeevaluering eller som en punktvis kvalitetssikring ved sluttleveranse i steg 2.

Utredningene sammenfattes i en konseptrapport som danner grunnlag for å beslutte hvilket konsept som skal bearbeides videre i en forprosjektfase (B3-beslutning). Konseptrapporten sammen med rapporten fra ekstern kvalitetssikring av konseptfasen (KSK) gir grunnlag for søknad om statlig låneramme.

Arbeidsprosesser steg 1

Utarbeide hovedprogram

Hovedprogrammet klargjør de premissene som legges til grunn for utbyggingen. Dette gjøres ved å beskrive hvilken virksomhet som planlegges inn i bygget, overordnede funksjonelle og tekniske krav til bygg, utearealer, utstyr, IKT og infrastruktur. Forutsetningene baseres på den utviklingsretning helseforetaket har beskrevet og nedfelt i prosjektets mandat.

Hovedprogrammet består minimum av fem deler med krav til både bygg og uteområder:

Funksjon
Teknikk
Utstyr
IKT konsept
Rom og areal

I det første steget av konseptfasen avklares kapasitetsbehov, dimensjonering og overordnede føringer og konsepter for funksjoner, utstyr, IKT og teknikk. Herunder gjelder også hvilke prinsipper for person- og vareflyt (logistikk) som legges til grunn for den videre planleggingen.

De dimensjonerende forutsetningene for framtidig virksomhet i helseforetaket og konsekvensene av endringer, er beskrevet i utviklingsplanen eller i øvrig overordnet planverk. Utredningene bør i hovedsak bygge på disse. I de fleste tilfeller vil det være behov for en oppdatert framskriving hvor avgrensing og detaljering av prosjektet tas hensyn til. Ved utvikling av romprogram (del 5) benyttes en standardromkatalog. Foreløpig romprogram på delfunksjonsnivå bør foreligge som underlag for mulighetsstudier i konseptfasen steg 1.

Hovedprogrammet vil kunne inneholde programkrav for flere alternative virksomhetsmodeller. Dette kan være fordi alternativene inneholder ulike sammensetninger av funksjoner eller innhold og kapasiteter. Konseptfasen inneholder også utredning av to ulike bygningsmessige alternative konsepter i tillegg til nullalternativet, og da bør disse bygge på samme virksomhetsmodell og program. Det anbefales at beslutning om virksomhetsmodell foreligger før gjennomføring av mulighetsstudier.

Alternativsutredning

Med bakgrunn i hovedprogrammet starter arbeidet med å identifisere og utvikle alternative muligheter for hvordan premissene (hovedprogrammet) kan løses i form av fysiske løsninger. Alternativene som utredes skal være reelle og kunne skilles klart fra hverandre. Konseptene utredes, visualiseres og evalueres tilstrekkelig for å kunne gi grunnlag for å velge et hovedalternativ.

I møter med brukere, ansatte, tillitsvalgte, vernetjenesten og beslutningstakere benyttes metoder og verktøy som gjør det mulig å visualisere konseptene. Modeller benyttes i dette steget som rene volummodeller, hvor funksjonsområder, avdelinger og bygningsavsnitt kan stables og flyttes, og visuelt gjør det enklere å vurdere forskjellige konsepter og bygningsmessige alternativer.

Alternativene skal blant annet vurderes mot:

Klima og miljø (jf. Standard for klima og miljø, og prosjektets miljømål)
Sikringsrisiko (jf. Veileder for sikring av bygg og infrastruktur i sykehusprosjekter)
Generalitet, fleksibilitet og elastisitet
Funksjonssammenhenger, logistikk og nærhetsbehov

Dette inkluderer en vurdering av hvordan ulike bygningsmessige alternativer påvirker sykehusets virksomhet og best møter prosjektets mål, strategier og rammer. Sammenhengen mellom valgt fysisk løsning og den tilhørende virksomheten skal synliggjøres for de ulike alternativene. Behov for riving og grad av gjenbruk av eksisterende bygningsmasse må avklares.

Kriterier for evaluering av alternativ som igjen bygger på prosjektets effektmål, legges til grunn for vurdering.

Alternativene skal utredes til et tilstrekkelig nivå for å kunne gjøre kvalifiserte beslutninger.

Gjennomføre økonomiske analyser

De økonomiske analysene kvalitetssikres og oppdateres i steg 1 av konseptfasen. Dette gjelder investeringsestimat, vurdering av driftsøkonomiske effekter og analyser av økonomisk bæreevne. Investeringsestimat bygger på erfaringstall og prosjektspesifikke vurderinger samt vurdering av prosjektusikkerhet. Investeringsestimat, vurderingen av driftsøkonomiske effekter (inkludert gevinstberegninger) og analyser av økonomisk bæreevne, må være tilstrekkelig detaljert for å kunne skille mellom alternativene som utredes. Finansieringsplanen skal oppdateres.

I konseptfasen foretas valg som får betydning for kostnader til forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av det ferdige bygget. De driftsøkonomiske analysene påvirkes av kravene beskrevet i hovedprogrammet og miljøprogrammet. Det vil si prinsipper for person og vareflyt, organisering og bemanning, funksjonelle og tekniske krav for bygget. Det er viktig å få frem ulikhetene i framtidig driftsøkonomi mellom de alternative løsningene. Utredningen skal vise om alternativene kan innpasses i de foreløpige rammene og hvilken effekt de har på helseforetakets økonomiske bæreevne.

Vurdere og rangere alternativene

Fra prosjektinnrammingen skal det foreligge godkjente kriterier som gir grunnlag for evaluering og rangering av alternativene. Hovedprogrammet, miljøprogrammet, økonomiske analyser og enkle volumskisser av et antall løsningsalternativer (konsepter) gir grunnlag for evalueringen. Alternativene vurderes og rangeres i forhold til oppsatte kriterier som eventuelt også er innbyrdes prioritert. Gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i evalueringen er viktig for å kunne vise grunnlaget for anbefalingen.

Valg av konsept for utredning i steg 2 (B3A)

I konseptfasen steg 1 velges et konsept som grunnlag for videre utdyping i konseptfasens steg 2. Beslutningen benevnt B3A gir sterke føringer for det endelige valg av konsept og skal gjøres av prosjekteier. Utredningene i steg 1 sammenfattes i en konseptrapport. Et sammendrag av alternativsvurderingen beholdes i den endelige konseptrapporten.

Arbeidsprosesser i steg 2

Utrede valgt hovedalternativ

Ved hjelp av skisser, modeller, beskrivelser og kalkyler utredes og detaljeres hovedalternativet (valgt ved B3A) til et nivå som gir grunnlag for beregning av bruttoareal, prosjekt- og driftskostnader. Øvrige forhold utredes tilstrekkelig for å sørge for at prosjektet er gjennomførbart og for å redusere risiko, eksempelvis gjennom oppstart av regulering og konsekvensutredning. Skisseprosjektet løfter de prosjekterte løsninger til et nivå der relevante alternative prinsippvalg og hovedsystemløsninger er omtalt med fordeler og ulemper. I ombyggingsprosjekter bør forhold til eksisterende bygningsstruktur, teknikk og teknisk infrastruktur avklares tilstrekkelig. Grunnlag og forutsetninger for prosjekteringen utarbeides, og behov for eventuell rivning og muligheter for gjenbruk bestemmes.

Hovedprogrammet kvalitetssikres og oppdateres i tråd med den virksomhetsmodellen og det løsningsalternativet som er valgt, og beskrivelse av delfunksjonene og romprogrammet ferdigstilles.

Miljøprogrammet med miljøambisjonene/miljømålene operasjonaliseres gjennom utredning om målene er tilstrekkelig realistiske eller ambisiøse, jf. Standard for klima og miljø .

Hovedgrepene for å nå målene kartlegges og de reviderte miljømålene beskrives i oppdatert miljøprogram med tiltak for å:

redusere prosjektets klimafotavtrykk
redusere energibehov og øke egenproduksjon av grønn energi
redusere mengden byggeavfall og legge til rette for ombruk (sirkulær økonomi)
gi et positivt bidrag til lokalmiljø og biologisk mangfold

Det utarbeides en sikringsrisikovurdering og sikringskonsept for valgt konsept, jf. Veileder for sikring av bygg og infrastruktur i sykehusprosjekter . Arbeidet med å kartlegge risiko knyttet til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) bør starte i denne fasen. Formålet er å komme i gang tidlig med å redusere risiko som «byggherren bringer inn», slik som naturfare i forbindelse med tomtevalg, risiko for berørt infrastruktur og særskilte HMS-utfordringer ved grunnarbeid og bygging. Se også Forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- eller anleggsplasser (byggherreforskriften).

Utarbeide kontraktstrategi

Prosjektets gjennomføringsstrategi beskriver planen for å nå prosjektmålene. Den inneholder alle de sentrale strategiene for gjennomføring av prosjektet. Sentrale strategier i alle prosjekter er for eksempel beskrivelser av organisasjon, kontraktstrategi, finansieringsstrategi, SHA og gevinstrealiseringsstrategi.

En kontraktstrategi er en helhetlig plan for hvordan prosjektet gjennomfører og følger opp anskaffelse og kontrakt. Målet med en god kontraktstrategi er å identifisere den mest egnede måten å gjennomføre prosjektet på, samt sikre best mulig balanse mellom risiko og muligheter. Det finnes en rekke ulike måter å organisere kontraktene i et prosjekt på, herunder ulike kombinasjoner av geografiske og faglige strukturer, entreprisemodeller og format for vederlag. Å velge riktig modell for gjennomføring av prosjektet er en viktig avgjørelse både for prosjekteier, prosjekt- og driftsorganisasjon.

En innledende vurdering av kontraktstrategi gjøres i løpet av konseptfasen, og omfatter en strategi for hvordan både entreprenører, arkitekter og rådgivere involveres i prosjektets ulike faser. Konklusjonen av vurderingen innarbeides i oppdatert styringsdokument. Detaljeringsgraden på vurderingen vil avhenge av hvilken kontraktstrategi som er valgt, hvor tidlig involvering av entreprenør forutsetter større detaljeringsnivå i konseptfase enn de øvrige modellene.

Metoden som benyttes ved utarbeidelse av kontraktstrategi består av en prosess i tre trinn:

Kartlegge premisser
Utrede alternativer
Beslutte kontraktstrategi

Sykehusbygg HF har definert tre ulike entrepriseformer som sine prefererte:

Byggherrestyrte entrepriser
Totalentreprise
Totalentreprise med prosjektutvikling

Innenfor kontrakt med samspill finnes det ulike samspillsmodeller: samhandling, integrert prosjektleveranse, insentivmodeller, innovative modeller, allianser, partnering etc. Gjennomføringen og samspillsorganisasjonens arbeidsmåte og tilnærming er preget av felles målsettinger, tillit, åpenhet, høy forretningsetikk og stor beslutningsevne. Avhengig av prosjektets art og rammevilkår kan ulike innovative modeller vurderes, for eksempel innenfor kontrakt med samspill. Det anbefales at det da gjøres evaluering av dette i ettertid for å ta med seg erfaringer over til neste prosjekt (evaluering av planleggings- og byggeprosessen).

Gjennomføre økonomiske analyser

I konseptfasens steg 2 utarbeides det en kalkyle på minimum 2-siffernivå, som viser samlede prosjektkostnader. Kalkylen settes opp etter gjeldende standard for kontoplan i bygningsdelstabellen. Det gjennomføres en usikkerhetsanalyse med prosjektuavhengig tilrettelegger, som gir grunnlag for å beregne forventet kostnad (P50 og P85-estimat) for prosjektet. Forventet kostnad / P50 og P85-estimatet benyttes som grunnlag for videre økonomiske beregninger samt beslutning om styringsramme og kostnadsramme for prosjektet. Beslutning om kostnadsramme ligger til grunn for lånesøknad.

Analyser av økonomisk bæreevne på prosjektnivå og helseforetaksnivå gjennomføres basert på konseptfasens utredningsresultater, herunder en spesifisert gevinstoversikt og en komplett ØLP-beregning med utvidet analysehorisont (tilsvarende bygningstiltakets vektede levetid). Finansieringsplanen oppdateres.

I konseptfasen foretas valg som får betydning for kostnader til forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av bygget. I denne fasen vil man kunne sette mål for livssykluskostnader (LCC) knyttet til enkeltkomponenter.

Ekstern kvalitetssikring konseptvalg (KSK)

For prosjekter med en forventet kostnad på over 500 millioner kroner skal det gjennomføres en ekstern kvalitetssikring (KSK) av konseptfasen. Grunnlaget vil være de utredningene som er gjennomført i konseptfasen, og som er dokumentert i konseptrapporten med underliggende delutredninger.

Hensikten med KSK er at en ekstern kvalitetssikrer bistår med å gi et faglig og uavhengig grunnlag for den strategiske ledelsesbeslutningen om et konseptvalg. Kvalitetssikrers funksjon er avgrenset til å støtte oppdragsgivers kontrollbehov med den faglige kvaliteten på beslutningsunderlaget. Den eksterne kvalitetssikringen kan enten skje som ekstern parallell kvalitetssikring som følger prosjektet gjennom konseptfasen med en endelig sluttrapport etter valg av konsept (beslutning B3), eller som ekstern kvalitetssikring som kun utføres etter valg av konsept (beslutning B3).

KSK skal sikre at de utredninger som er gjennomført, er tilfredsstillende og har ivaretatt overordnede målsetning med prosjektet. Det vises til vedlegg G, og til rammeavtale for anskaffelse av ekstern kvalitetssikrer (KSK).

Verktøy

Veiledende disposisjon for konseptfaserapport (Vedlegg E)
Veiledende disposisjon for hovedprogram (Vedlegg D)
Kravspesifikasjon for KSK (Vedlegg G)
Landsverneplan for helsesektoren (www.lvph.no)
Sykehusbygg HF sine hjemmesider www.sykehusbygg.no, og f. eks.:
- Veileder hovedprogram
- Standard for klima og miljø i sykehusprosjekter
- Veileder for sikring av bygg og infrastruktur i sykehusprosjekter
- Standardisert metode for framskrivning av aktivitetsdata
- Øvrige standarder, veiledere, evalueringsrapporter og verktøy

Blant verktøyene finnes det en nasjonal database for helsebygg kalt Klassifikasjonssystemet. Den gir en samlet oversikt over klassifiserte sykehusarealer i eksisterende bygg, inndelt i hovedfunksjoner, delfunksjoner og rom. Databasen inneholder også arealenes kapasiteter.

Videre er det etablert en felles standardromskatalog for sykehusarealer, som bidrar til å øke kvaliteten på løsninger, redusere usikkerhet og kostnader knyttet til planlegging og gjennomføring. Katalogen er digitalisert og tilknyttet en romdatabase, og inneholder en rekke vanlige rom i sykehus med tilhørende areal- og programkrav. Rapporter fra gjennomførte evalueringer i sykehusbyggprosjekter, både prosessevaluering og evaluering av sykehus i drift, er tilgjengelig på Sykehusbygg HF sin hjemmeside. Erfaring fra disse evalueringene innarbeides i kunnskapsgrunnlag, standardromskatalog m.m.

Oversikten over relevante verktøy er ikke komplett og må vurderes i hvert enkelt tilfelle.

Valg av konsept (B3)

Ved beslutningspunkt B3 behandles konseptrapporten, og det tas et endelig valg for hvilket konsept som skal utredes videre i en forprosjektfase. For prosjekter over 500 millioner kroner som søker om statlig låneramme vil konseptfaserapporten og rapport fra ekstern kvalitetssikring (KSK) være grunnlaget for behandling. Videre skal mandat og styringsdokument for kommende fase oppdateres og besluttes før oppstart av forprosjektet i tråd med det regionale helseforetakets fullmaktstruktur.