Veilederens hensikt
Veilederen for IKT konseptfase er ment for alle sykehusprosjekter som omfattes av veileder for tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter.
IKT inngår som et sentralt område og oppstart av overordnede planer og konseptskisse starter opp i konseptfasen, betegnet som DELPROGRAM IV OVERORDNET IKT KONSEPT, forkortet til O-IKT K.
O-IKT K skal sammen med Hovedfunksjonsprogram (HFP), Delprogram III Teknikk og Delprogram V Utstyr, danne grunnlag for å utarbeide skisseprosjekt/forprosjekt. Sammendrag av disse dokumentene inngår i den samlede konseptrapporten som utarbeides i slutten av konseptfasen.
Overordnet IKT-konsept skal
- definere begreper og avgrensninger
- avklare programforutsetninger og skissere hvilke IKT leveranser som er nødvendige
- etablere overordnet bilde av hva som skal utføres innen IKT i prosjektperioden
- avklare prinsipper i forhold til hvem som skal ta ansvar for hva
- danne basis for et kostnadsestimat
Overordnet IKT-konsept bør inneholde:
- nasjonale, regionale og lokale strategiske føringer for IKT
- eventuelle lokale føringer, målsetninger og eventuelle forutsetninger
- overordnet oversikt over hvilke IKT leveranser som bør inngå i prosjektet
- overordnet oversikt over hvilke aktører som skal levere hva av IKT leveranser
- oversikt over hvordan de ulike IKT leveransene skal finansieres (hvem betaler hva)
- overordnet kalkyle/estimat for IKT kostnader
- planpunkter for neste fase i prosjektet
Overordnet IKT-konsept danner, sammen med øvrige programdokumenter, grunnlag for beregning av forventet prosjektkostnad og økonomisk bæreevne.
Definisjon av IKT i sykehusprosjekter
IKT i sykehusprosjekter kan deles opp i følgende sentrale områder:
- IKT BYGGNÆR (nært bygget, tradisjonelle anlegg)
- IKT INFRASTRUKTUR (basis infrastruktur slik som datanettverk/telefoni)
- IKT SYKEHUSTEKNOLOGI (spesiell IKT infrastruktur for sykehus)
- IKT UTSTYR (brukerutstyr endeutstyr/periferiutstyr)
- IKT PROSJEKTGJENNOMFØRING
- IKT INTEGRASJONER (som skaper merverdi mellom leveranser)
IKT Byggnær
IKT BYGGNÆR defineres som den mer tradisjonelle, grunnleggende delen av IKT og gjerne den del av teknologien som er tett integrert med bygget. Det gjelder blant annet fysisk nettverk, kommunikasjonsrom, serverrom, overfallsalarm, pasientsignalanlegg, infrastruktur for mobilnett og nødnett osv.
IKT infrastruktur
IKT infrastrukturen er selve nervesystemet i et sykehus og er nødt til å være robust, stabilt og med stor kapasitet. Det meste (tilnærmet alt) av teknikk og utstyr i sykehuset vil benytte infrastrukturen. Infrastruktur består av nettverksteknologi (trådbasert og trådløst, kommunikasjonsteknologi, meldingsinfrastruktur, m.m). Infrastrukturen er virksomhetskritisk i et sykehus, og skal behandles særskilt i den videre planprosessen.
IKT sykehusteknologi
IKT SYKEHUSTEKNOLOGI er den del av IKT som gjerne er spesiell for sykehus og funksjoner i sykehus. Dette området omfatter infrastruktur kombinert med applikasjoner som yter kritisk IKT-støtte til pasientbehandling, drift og styring av virksomheten. Det gjelder IKT-støtte til funksjon og ytelse ved medisinsk teknologi og medisinsk utstyr, IKT støtte til arbeidsprosesser, kommunikasjon og samhandling, klinisk beslutningsstøtte, styringsinformasjon, logistikk og ressursutnyttelse. Supplering av nødvendige IKT-områder for moderne sykehusprosjekter. Dette er et område i stadig utvikling og vanskelig å forutsi både valg av løsninger og investeringsbehov/kostnader, med dertil størst usikkerhet i kalkylesammenheng. Generelt er det store forventninger hos beslutningstakere til at innovative og gode digitale løsninger forbedrer kvalitet og effektivisering innen aktiviteten på sykehus.
IKT utstyr
Det vil være behov for et vidt spekter av nytt utstyr, det vil være alt fra datamaskiner, nettbrett, smarttelefoner, skjermer, skrivere, dikteringsutstyr m.m. Løst brukerutstyr/periferiutstyr estimeres som del av Delprogam III UTSTYR, og samles senere som del av IKT Programmet for nytt sykehus. Utstyrsbehovet (volumutstyr) programmeres og estimeres gjennom dRofus (databaseverktøy for romfunksjonsprogrammering og utstyrsplanlegging).
IKT prosjektgjennomføring
Det er et betydelig antall timeverk som benyttes for å gjennomføre omfattende og komplekse IKT program med tilhørende porteføljer med prosjekter og leveranser fra både eksterne leverandører og regionale IKT leverandører.
Typiske områder som skal ivaretas: Gjennomføring, koordinere leveranser/prosjekt, styring & risikostyring, arkitektur, migrering, implementering, testing, opplæring, endringsledelse, koordinering og håndtering av integrasjoner.
Behovet for prosjektstyring og koordinering øker proporsjonalt med prosjektets størrelse og kompleksitet. For et sykehusprosjekt på en viss størrelse må det påregnes et omfattende arbeid innenfor dette området. Fokus på dette arbeidet bør anses som en suksessfaktor for å kunne gjennomføre et vellykket prosjekt. Videre vil et betydelig arbeid gjennomføres for å håndtere grensesnitt og lage gode integrasjoner mellom IKT og byggteknikk samt medisinsk teknisk utstyr og andre teknologiske løsninger.
Sammenhengen mellom arbeidsprosesser, informasjon og teknologi bør også vektlegges i en tidlig fase av prosjektgjennomføringen. Dette vil kunne bidra til at det utvikles og implementeres løsninger som understøtter de arbeidsprosessene som etableres i det nye sykehuset på en god måte. Det er også viktig at det legges vekt på god opplæring og endringsledelse i forbindelse med innføringen av nye løsninger, spesielt innenfor området sykehusteknologi.
IKT integrasjoner
En helhetlig IKT løsning er avhengig av en rekke grensesnitt og integrasjoner mellom nye og gamle systemer. Informasjonsutveksling i form av integrasjoner vil måtte etableres mellom flere av områdene innenfor f.eks. IKT BYGGNÆR, IKT SYKEHUSTEKNOLOGI og IKT UTSTYR.
Det er i tillegg både mulig, samt forventet, høy grad av automatikk og integrasjoner mellom IKT og byggteknikk, samt mellom IKT og Medisinsk teknisk utstyr.
Oversikt planprosessen i konseptfasen
Planprosess for O-IKT K
O IKT K bør utarbeides parallelt med HFP.
Gjennom møter i prosjektgruppen sikres tilstrekkelig koordinering og informasjonsutveksling mellom de forskjellige prosessene som går parallelt i konseptfasen.
Gjennomføring av medvirkning i O IKT K kan organiseres gjennom de samme arbeidsgruppene (noen steder kalt medvirkningsgrupper, andre steder kalt brukergrupper) som er opprettet for HFP, og/eller det kan oppnevnes en egen gruppe forarbeid med O IKT K. Det er uansett løsning viktig at det sikres kompetent medvirkning fra de mest utstyrstunge funksjonene i sykehuset samt IKT og medisinsk-teknisk avdeling/seksjon .
O IKT K legger til grunn arealrammer, funksjonsområder og dimensjonerende elementer som framkommer gjennom HFP. Motsatt vil også innholdet i HFP påvirkes av hvilke tekniske løsninger forbrukerutstyr som anbefales anskaffet for å løse de ulike funksjonene i det nye bygget. Denne gjensidige avhengigheten må det tas hensyn til for å sikre et mest mulig funksjonelt og framtidsrettet utbyggingsprosjekt.
Det anbefales derfor at arbeidet med O IKT K bør starte når man i arbeidet med HFP har bestemt de viktigste målsettingene, forutsetningene, grunnleggende funksjonene og de viktigste produksjonstall for det nye sykehuset. Når arbeidet med HFP har kommet så langt, bør materialet drøftes med O IKT K-ansvarlige for å avklare hvilket omfang og type utstyr som er nødvendig for å oppnå målsettingene. Dette bør gjelde de mest kostbare og sentrale utstyrsgruppene. Innspillet fra O IKT K til HFP bør drøftes i felles prosjektgruppemøte, der det vurderes hvilke konsekvenser dette eventuelt kan få for HFP. O IKT K bør avsluttes omlag samtidig med HFP og med en gjensidig konsistenskontroll.
O IKT K bør:
- Utarbeides parallelt, og samordnes med, utarbeidelsen av HFP, med hovedarbeid i Steg 2 av konseptfasen.
- Avklare egnet IKT gruppe som bearbeider og utvikler Overordnet IKT konseptet, inkludert leveranseoversikter.
- Brukermedvirkning skjer som regel gjennom Helseforetakets egne ressurspersoner innen IKT, teknologi og eHelse, som vil ivareta oversikt over pågående prosjekter og ønskede leveranser.
- Medvirkningen styrkes med eventuelle ressurspersoner fra ansatte i IKT gruppen.
Teknologisk utvikling og teknologiske målsetninger
Utstyrs-og eknologiutviklingen går raskt. Helt nye utstyrsløsninger kan gi funksjonalitet som har konsekvenser for forutsetningene i HFP. En konsekvens er at et prosjekt for utstyrsanskaffelse må være tilstrekkelig åpent, slik at tidlige valg ikke låser senere muligheter som dukker opp underveis mot ferdigstilt sykehus. Dette håndteres ved at det i tidligfase opereres på overordnet nivå, der det settes opp aktivitet/leveranser på overskriftsnivå med tilhørende kostnadsestimater. Detaljering skjer i Forprosjekt/detaljprosjekt samt detaljeres ennå mer i gjennomføringsfasen.
Overordnet kalkyle/budsjett
O IKT K bør resultere i følgende knyttet til kalkyle:
- Estimering starter i steg 1 med overordnet estimat for O-IKT basert på kr/kvm (overordnet erfaringstall).
- I steg 2 estimeres kostnader basert på erfaringstall, helst pr. leveranseområde eller på nivå 2 (eller 3) ihht. Bygningsdelskalenderen.
- Benyttes standardiserte regneark for å utføre kalkyler, som varierer mellom ulike helseregioner.
Overordnet IKT program (O-IKT program)
I fasen etter konseptfasen, starter Forprosjektfasen. I Forprosjektfasen skal det utarbeides et Overordnet IKT Program/IKT-plan, som bygger videre på Overordnet IKT konsept. Programmet/planen detaljeres, samt at det inngås gjerne avtaler med IKT leverandør(er) i denne fasen for å delta i planlegging av IKT gjennomføringen samt delta i prosjekteringsarbeidet på grunnleggende IKT leveranser
Innholdselementer O-IKT program (Overordnet IKT-plan)
O IKT Program/plan bør avklare følgende elementer:
- Organisering
- Ansvarsområder og fordeling
- Avhengigheter og forutsetninger
- Tidslinje/Plan
- Programutarbeidelser/Prosjektporteføljer
- Struktur og system
- Anskaffelsesstrategi/Soursingstrategi
- Overordnet teknisk løsningsvalg
- Innovasjonsplan og ambisjonsnivå
- Forbedret kalkyle budsjett/prioriteringer