Eksterne beslutningspunkter

Publisert 06.11.2024. Sist endret 06.11.2024

Prosjektmodellen har tre hovedfaser med tilhørende beslutningspunkter:

  • Tidligfasen med beslutningspunktene B1-B4
  • Gjennomføringsfasen med beslutningspunktet B5
  • Driftsfasen med beslutningspunktet B6

Sentralt i prosjektmodellen ligger prosjektets beslutningspunkter (B1 til B4 i «Veileder for tidligfasen i sykehusprosjekter»). Prosjektmodellen søker blant annet å bidra til at sentrale målsettinger og beslutninger som gir føringer for det konkrete prosjektet blir ivaretatt og fulgt opp metodisk i prosjektforløpet.

Tidligfasen i et sykehusbyggprosjekt er en fellesbetegnelse på de fasene et byggeprosjekt må gjennom før det kan fattes en endelig investeringsbeslutning. Tidligfasen starter med eiers beslutning om oppstart av utredning av et mulig byggeprosjekt (B1-beslutning), og avsluttes (senest) med en investeringsbeslutning (B4-beslutning), der vedtak om gjennomføring av et byggeprosjekt eventuelt blir fattet. Tidligfasen omfatter de tre delfasene; prosjektinnramming, konseptfase og forprosjektfase. Spesialisthelsetjenesten har en styringsmodell og en prosjektmodell som avviker fra styringen av andre statlige foretak og prosjekter. Det er derfor utarbeidet en egen veileder for tidligfasen i sykehusbyggprosjekter som Sykehusbygg sin prosjektmodell bygger videre på.

Gjennomføringsfasen starter etter investeringsbeslutning (B4) og avsluttes med at prosjektet overtas av eier ved et eierskifte (B5-beslutning) og full klinisk drift og idriftsettes (B6-beslutning). Gjennomføringsfasen omfatter fire hovedprosesser som; forbered produksjon, utfør produksjon, utfør sluttfase og klinisk ibruktakelse.

Prosjektmodellens 8 eksterne beslutningspunkter:

  • BL: Godkjenn valg av struktur og lokalisering før oppstart tidligfase
  • B1: Godkjenn oppstart av tidligfase
  • B2: Godkjenn prosjektinnramming (oppstart av konseptfase)
  • B3a: Godkjenn valg av konsept for utdyping i steg 2
  • B3: Godkjenn valg av konsept
  • B4: Investeringsbeslutning
  • B5: Eierskifte
  • B6: Full klinisk drift

Nedenfor følger beskrivelsene av disse. Beslutningene skal tas av sykehusbyggprosjektets eier, altså oppdragsgiver.

BL: Valg av lokalisering

Hensikten med dette beslutningspunktet er å sikre at valg av struktur og lokalisering er utført i forkant av tidligfase for de prosjekter dette er aktuelt. Beslutning om sykehustomt innenfor den lokaliseringen som er valgt, skal være avklart senest innen oppstart av steg to i konseptfasen.

I de tilfeller endring av eksisterende sykehusstruktur innebærer valg av ny lokalisering, skal besluttende styre i det regionale helseforetaket forelegge dette for departementet (ref. Helseforetakslovens §30). Prosesser knyttet til endring av eksisterende sykehusstruktur og lokalisering er tunge politiske prosesser og omfatter mange interessenter.

Før tidligfasen kan starte må eventuelle endringer av sykehusstruktur og lokalisering være avklart. Begrepet lokalisering benyttes her i de tilfeller hvor ulikt sted kan gi ulike betingelser for driften av virksomheten og/eller ulike konsekvenser for interessenter. Begrepet tomt benyttes om geografisk plassering innenfor en valgt lokalisasjon.

B1: Godkjenn oppstart av tidligfase

I tråd med helseforetakets overordnede planverk (utviklingsplan, økonomisk langtidsplan med flere), beslutter prosjekteier at det skal startes en tidligfaseutredning av et mulig byggeprosjekt. Dette vil ha form av et styrevedtak med et nærmere spesifisert oppdrag, eventuelt også omsatt i et mandat for arbeidet.

Form og innhold på beslutningen vil variere fra prosjekt til prosjekt, og det er viktig at følgende premisser er avklart.

Sjekkliste for B1

  1. Er aktuell sykehusstruktur med funksjonsfordeling og lokalisering avklart (BL-Beslutning lokalisering)?
  2. Er problemstillingen som prosjektet skal løse klar?
  3. Er prosjektet hensiktsmessig avgrenset?
  4. Er eventuelt andre rammer avklart
  5. Er de overordnede ambisjonene for prosjektet beskrevet?
  6. Viser helseforetakets utviklingsplan en tydelig utviklingsretning?
  7. Er prosjektet forankret i helseforetakets langsiktige investeringsplan?

B2: Godkjenn prosjektinnramming

Hensikten med dette beslutningspunktet er å godkjenne prosjektinnrammingen, og vedta at prosjektet er tilstrekkelig modent for å påbegynne konseptfasen.

Sjekkliste for B2

  1. Er helseforetakets virksomhetsmodell avklart?
  2. Er prosjektets behov beskrevet?
  3. Er mål for prosjektet etablert (samfunnsmål, effektmål og resultatmål)?
  4. Er effektmålene målbare?
  5. Er mandat for konseptfasen godkjent av oppdragsgiver?
  6. Er prosjektet avgrenset i forhold til andre tiltak?
  7. Er det avklart hvilke alternativer som skal utredes/evalueres og hvordan disse prosessene planlegges gjennomført?
  8. Er prosjektets ambisjoner for miljø og digitalisering avklart og godkjent av oppdragsgiver?
  9. Er styringsdokument for prosjektet blitt godkjent av oppdragsgiver?
  10. Er nødvendige anskaffelser og avtaler for kommende faser vurdert og avklart?
  11. Er metode for ekstern kvalitetssikring av konseptfasen vurdert og avklart?

B3A: Valg av konsept for utdyping i konseptfase steg 2

Hensikten med beslutningspunktet er å velge et konsept som grunnlag for videre utdyping i konseptfasens steg 2. Beslutningen benevnt B3A gir sterke føringer for det endelige valg av konsept og skal gjøres av prosjekteier.

I konseptfasen utarbeides forslag til hovedprogram. Hovedprogrammet klargjør de forutsetningene som ligger til grunn for planarbeidet, virksomhetsinnhold, dimensjonering, overordnede funksjonelle og tekniske krav osv. Mulige løsningsalternativer og tilhørende økonomiske analyser utredes og evalueres basert på gitte kriterier. Fasen skal sikre at eier får frem det beste alternativet innenfor de rammene som er gitt.

Beslutning om sykehustomt (BT) innenfor den lokaliseringen som er valgt, skal være avklart senest innen oppstart av steg 2 i konseptfasen.

Sjekkliste for B3A

  1. Foreligger forslag til hovedprogram og er virksomhetsalternativer avklart?
  2. Er premissene virksomhetsinnhold, dimensjoneringsgrunnlag, organisatoriske virkninger og overordnede funksjonelle og tekniske krav til bygg, utstyr og infrastruktur avklart?
  3. Er premissene basert på utviklingsplanen og ev. andre føringer og behovsanalyser i tråd med den utviklingsretningen helseforetaket har beskrevet?
  4. Foreligger løsningsalternativer (mulighetsstudie)?
  5. Er alle relevante konsepter tilfredsstillende utredet i alternativanalysen?
  6. Er nullalternativet utredet og fremstilt på likt nivå med øvrige alternativer?
  7. Er det sikret at gode konsepter ikke har falt ut av alternativanalysen som følge av urimelige eller urealistiske krav eller forutsetninger?
  8. Er alle typer kostnader og nytte tatt med for de enkelte konseptene i alternativanalysen?
  9. Er usikkerhet knyttet til hvert konsept tatt med i alternativanalysen?
  10. Foreligger forslag til hovedprogram og er virksomhetsalternativer avklart?
  11. Er premissene virksomhetsinnhold, dimensjoneringsgrunnlag, organisatoriske virkninger og overordnede funksjonelle og tekniske krav til bygg, utstyr og infrastruktur avklart?
  12. Er premissene basert på utviklingsplanen og ev. andre føringer og behovsanalyser i tråd med den utviklingsretningen helseforetaket har beskrevet?
  13. Foreligger løsningsalternativer (mulighetsstudie)?
  14. Er alle relevante konsepter tilfredsstillende utredet i alternativanalysen?
  15. Er nullalternativet utredet og fremstilt på likt nivå med øvrige alternativer?
  16. Er det sikret at gode konsepter ikke har falt ut av alternativanalysen som følge av urimelige eller urealistiske krav eller forutsetninger?
  17. Er alle typer kostnader og nytte tatt med for de enkelte konseptene i alternativanalysen?
  18. Er usikkerhet knyttet til hvert konsept tatt med i alternativanalysen?

B3: Godkjenn konsept

Hensikten med dette beslutningspunktet er å sikre at det beste konseptet for prosjektet er blitt valgt, og at prosjektet er tilstrekkelig modent for å påbegynne forprosjektfasen. Konseptrapporten sammen med rapporten fra ekstern kvalitetssikring konseptfase (KSK) gir grunnlag for søknad om statlig låneramme.

I konseptfasen steg 2 videreutvikles det valgte alternativet gjennom et skisseprosjekt med økonomiske analyser. Hovedprogrammet detaljeres. I tillegg skal det for prosjekter med forventet kostnad over 500 millioner kroner gjøres en ekstern kvalitetssikring av konseptrapporten (KSK).

Sjekkliste for B3

  1. Foreligger det en komplett konseptfaserapport i hht veileder for tidligfasen i sykehusbyggprosjekter?
  2. Foreligger det et oppdatert hovedprogram for prosjektet?
  3. Foreligger det et skisseprosjekt og er dette tilstrekkelig forankret hos oppdragsgiver?
  4. Foreligger det kalkyle og usikkerhetsanalyse?
  5. Er LCC/LCA beregnet?
  6. Er FDVU-kostnader hensyntatt i valg av konsept?
  7. Er det gjort en vurdering på valg av gjennomføringsmodell?
  8. Er det bestemt hvordan informasjon og dokumentasjon av bygget skal forvaltes?
  9. Er behovene til prosjektets interessenter identifisert og ivaretatt i prosjektets styringsdokument?
  10. Er prosjektets risikobilde akseptabelt med tanke på videreføring av prosjektet?
  11. Foreligger rapport fra ekstern kvalitetssikrer av konseptfasen (KSK) og er vurderingen akseptabel med tanke på videreføring av prosjektet?
  12. Er offentlig planprosess vurdert og ved behov eventuelt avklart?
  13. Er nødvendige anskaffelser og avtaler for kommende faser vurdert og avklart?

B4: Investeringsbeslutning

Hensikten med dette beslutningspunktet er å avgjøre om prosjektet skal gjennomføres eller stoppes, før ressurspådraget øker kraftig.

Formålet med forprosjektfasen er å verifisere kalkylen og bearbeide det valgte konseptet til et nivå slik at endelig beslutning om investering kan fattes. Etter forprosjekt er prosjektet klart for videre prosjektutvikling gjennom detaljprosjektering og etter hvert bygging.

Sjekkliste for B4

  1. Foreligger det en fullstendig forprosjektrapport iht krav i veileder for tidligfasen i sykehusbyggprosjekter?
  2. Er eventuelle anmerkninger fra KSK-rapporten fulgt opp?
  3. Er forprosjektet med utredninger godt forankret hos oppdragsgiver?
  4. Er brukermedvirkning tilstrekkelig hensyntatt i forprosjektrapporten?
  5. Er det utarbeidet en kommunikasjonsplan for å håndtere prosjektets identifiserte interessenter?
  6. Er risikoene for prosjektet nylig vurdert og beskrevet?
  7. Er prosjektets risikobilde akseptabelt med tanke på videreføring av prosjektet?
  8. Er økonomiske analyser med kalkyle, usikkerhetsanalyse og kuttliste akseptabel for videreføring?
  9. Er offentlig planprosess avklart?
  10. Er anskaffelser og avtaler for kommende fase avklart?
  11. Er rollene i forhold til byggherreforskriften formalisert?
  12. Foreligger det en gevinstrealiseringsplan for prosjektet?
  13. Foreligger det oppdatert styringsdokument for gjennomføringsfasen med klare styringsmål for gjennomføring av prosjektet?

B5: Eierskifte

Hensikten med dette beslutningspunktet er å bekrefte at prosjektet er utført og overlevert til eier i henhold til prosjektets mandat, plan for ferdigstillelse og overlevering, og at bygget et modent til delvis klinisk ibruktakelse frem mot full klinisk drift. Eierskifte kan skje delvis eller samlet for hele prosjektet.

Sjekkliste for B5

  1. Er prosjektet levert i henhold til godkjent mandat?
  2. Er kvaliteten på prosjektets leveranser kontrollert og akseptert i hht definerte krav?
  3. Er prosjektets leveranser dokumentert?
  4. Er prosjektet overlevert i henhold til godkjent plan for ferdigstillelse og overlevering?
  5. Foreligger nødvendige godkjenninger fra offentlige myndigheter, midlertid brukstillatelse eller ferdigattest?
  6. Er overtakelsesforretning utført i henhold til etablerte prosesser?
  7. Foreligger prosjektavslutning i hht Sykehusbygg sine rutiner?
  8. Foreligger det en oversikt over feil, mangler og reklamasjoner for prosjektet, og er ansvar for oppfølging av denne fordelt?
  9. Er det noen avvik som er akseptert og vil dette innebære en akseptabel risiko for driftsorganisasjonen?
  10. Er tilstrekkelig opplæring utført?
  11. Er det utarbeidet en plan for drift og vedlikehold av prosjektets leveranser?
  12. Er prosessevaluering av plan- og byggeprosess inkludert risikostyring bestilt utført?

B6: Full klinisk drift

Hensikten med dette beslutningspunktet er å sikre at prosjektet er klar for full klinisk drift, alle delprosjekter er overdratt til eier og at prosjektet er klart for full klinisk drift og pasientbehandling.

Sjekkliste for B6

  1. Er kritiske feil, mangler og reklamasjoner utbedret?
  2. Foreligger ferdigattest i hht Plan- og bygningsloven?
  3. Er prosessevaluering av plan- og byggeprosessen gjennomført og erfaringer overlevert?
  4. Er prosjektregnskapet avsluttet
  5. Er eventuelt videre bistand i driftsfasen avklart?