Sammendrag

Sammendraget av evalueringen er bygd opp i fire hoveddeler. Disse er: Bakgrunn; Data og metode; Resultater og konklusjoner; Anbefalinger. Resultater og konklusjoner gjengir det mest sentrale innholdet i evalueringen av Nye Kirkenes sykehus.

Bakgrunn

Finnmarkssykehuset HF har bedt Sykehusbygg HF om å gjennomføre en evaluering av Nye Kirkenes sykehus. Evalueringen er todelt. Den første delen er tidligere gjennomført og omhandler evaluering av planleggings- og byggeprosessen (fase 1).

Denne rapporten er den andre delen av evalueringen (fase 2) som retter oppmerksomheten mot hvordan utformingen av Nye Kirkenes sykehus legger til rette for arbeidsprosesser og pasientbehandling ved sykehuset. Evalueringen belyser ansatte og pasienters erfaringer med det nye sykehuset rundt to år etter innflytting.

Data og metode

Det er benyttet både kvalitative og kvantitative metoder. Flere metodiske tilnærminger er brukt for å underbygge resultatene og styrke grunnlaget for konklusjonene som trekkes.

Data og informasjon er hentet fra planleggingsdokumenter, tegninger og litteratur. Videre er data fra Norsk pasientregister (NPR), Finnmarkssykehuset HF og Nasjonal database for klassifikasjonssystemet benyttet. Det er gjennomført spørreundersøkelser blant pasienter og ansatte, samt befaringer og fokusgruppeintervju med ansatte og ledelsen i Kirkenes sykehus.

Resultater og konklusjoner

Nedenfor presenteres et sammendrag av resultater og konklusjoner fra områdene i evalueringen av Nye Kirkenes sykehus.

Generelt

Resultatene fra spørreundersøkelsene i Kirkenes sykehus viser at ansatte og pasienter har erfart at det nye sykehuset både har gode løsninger og løsninger som kan forbedres.

I undersøkelsene blant pasienter kommer det frem at de aller fleste er godt fornøyde med utformingen av lokalene i det nye sykehuset. Erfaringene blant de ansatte er mer varierte.

Ansatte fremhever at sykehuset har en god plassering og at inngangsparti og vestibyleområdet er tiltalende. Resultatene viser også at det kan være utforende for pasienter og pårørende å finne fram i sykehuset. Bedre skilting har derfor vært etterspurt. Det er etablert et skiltprosjekt ved Finnmarkssykehuset HF for at pasienter Evaluering Nye Kirkenes sykehus Side 9 av 375 skal få mer presis informasjon om veien til poliklinikker, laboratoriet, bildediagnostikk og sengeområder.

Videre er ansatte fornøyde med IKT og medisinsk teknisk utstyr, arbeidslys og leveranse av forbruksvarer. Samtidig viser resultatene at en god del er mindre tilfredse med planløsninger i det nye sykehuset og innemiljø.

Flere rom i Kirkenes sykehus har utfordringer med temperatur og dårlig luft. Dette gjelder blant annet UB-rom og kontor. Videre har himlingsplater løsnet og gulvbelegg sprukket opp flere steder. Det er også problemer med tilstrekkelig lyddemping mellom rom.

1. Akuttmottaket

I samsvar med planleggingen av Nye Kirkenes sykehus holdes øyeblikkelig-hjelp og elektiv (planlagt) virksomhet adskilt. Nærhet mellom akuttmottak, bildediagnostikk, intensiv og operasjonsområdet (oppvåkning og dagkirurgisk enhet) fungerer godt. Som planlagt, tilrettelegger akuttmottakets nærhet til intensiv og operasjon for god ressursutnyttelse av kapasitet og kompetanse.

I evalueringen av akuttmottaket kom det frem at samlokalisering og samarbeid med legevakt oppleves som hensiktsmessig. Når legevaktslegen er på utrykning, tar ansatte i akuttmottaket imot og ivaretar pasienter som kommer til legevakten.

Virksomheten i akuttmottaket er spredt, og selve utformingen av akuttmottaket kunne vært bedre tilrettelagt for driften. Begrunnelsen er mangel på dedikert traumerom, rom for triage og observasjonsplasser. I tillegg mangler gipserom og rom for småkirurgi i eller nært akuttmottaket.

Tall fra 2019 viser at det var flest opphold i akuttmottaket fra klokken 9 til 10 og frem til klokken 21. Beregninger viser ledig kapasitet i perioder av døgnet, men strømmen av innkomne pasienter varierer, og noen har lange opphold i akuttmottaket. Gjennomsnittlig oppholdstid i akuttmottaket for pasienter som ble innlagt, var 3 timer og 33 minutter i 2019. For polikliniske opphold i akuttmottaket var gjennomsnittstiden 2 timer og 44 minutter.

I evalueringsperioden hadde sykehuset satt i gang et arbeid med sikte på forbedring av pasientflyt i akuttmottaket. Resultatene fra evalueringen tyder på at forbedring i pasientflyt både handler om organisering, bruk av bygget og ombygging. Det anbefales å kartlegge og arbeide videre med forbedring av arbeidsprosesser i akuttmottaket.

Konklusjon: Nærhet mellom akuttmottak, bildediagnostikk, intensiv og operasjonsområdet samt legevakt, legger til rette for samarbeid og ressursutnyttelse. Virksomheten i akuttmottaket er spredt og medfører lange gåavstander og manglende oversikt. Venterommet oppleves for lite og observasjonsplasser etterspørres. Akuttmottaket presenteres mer utfyllende i kapittel 5.

2. Sengeområder

Ansatte i sengeområdene uttrykte at de var fornøyde med lokalisering av sengeområdene i det nye sykehuset, ensengsrom med bad og store desinfeksjonsrom.

Ensengsrommene og bad har en god størrelse og er generelt utformet. Rommene ivaretar konfidensialitet, privatliv og smittevern. Det er imidlertid ikke innsyn fra korridor til sengerommene, og det er manglende oversikt mellom sengetunene i sengeområdet, noe som er utfordrende for samarbeid og ressursutnyttelse.

Sengetunene i Nye Kirkenes sykehus framstår som mer selvstendige enheter enn i andre sykehus som det er naturlig å sammenligne seg med.

Det er mangel på plasser for skrive- og dokumentasjonsarbeid i sengeområdet. I sengetunene benyttes den indre og lukkede delen i arbeidsstasjonen til mange ulike oppgaver, mens den ytre og åpne delen blir lite brukt.

Møterom i sengetunene benyttes til møter, visitt og pauser. Det er ikke planlagt og bygd spiserom for ansatte i sengeområdene. Kantinen er tilrettelagt for besøkende, pasienter og ansatte. Det er dermed begrenset mulighet for ansatte til å trekke seg tilbake for å ha en skjermet spisepause.

Beregninger tyder på at det er tilstrekkelig antall senger i sengeområdet for aktiviteten som tilsvarer 2019-nivået. Forutsetningen er at fagområdene benytter sengene på tvers i sengeenhetene i plan 3. Framskriving av aktivitet viser at behovet for senger i 2035 vil påvirkes av ressursutnyttelse, utnyttingsgrad og om ledig sengekapasitet tas i bruk.

Det anbefales å forsøke å oppnå bedre oversikt, samarbeid og ressursutnyttelse innenfor samme fagområde og på tvers av fagområder.

Konklusjon: Ensengsrom med bad fungerer godt. Mangel på innsyn til sengerom og oversikt mellom sengetun utfordrer samarbeid og ressursutnyttelse. Arbeidsstasjonen bør utbedres.

Aktivitets- og kapasitetsberegninger presenteres i kapittel 4, og en utfyllende evaluering av sengeområder følger i kapittel 6.

3. Felles poliklinikk somatikk og dagbehandling

I samsvar med planleggingen av Nye Kirkenes sykehus, er felles poliklinikk somatikk og dagbehandling samlokalisert på ett plan, med nærhet til bildediagnostikk, prøvetaking, operasjon og akuttmottak. Områdene til felles poliklinikk somatikk og dagbehandling er lokalisert slik at pasienter har enkel tilgang fra hovedinngang, vestibyle og resepsjon.

I evalueringen kom det blant annet frem at enheten er tiltalene utformet og at samlingen av poliklinikker på plan 2 legger til rette for samarbeid.

Manglende skilting i sykehuset gjør det utfordrende for pasienter å finne frem. Pasientene ga høye scorer på orientering og oversikt, men noen har opplevd at det kan være vanskelig å finne frem til riktig venteområde, til undersøkelses- og behandlingsrom, røntgen eller til prøvetaking. De oppga samtidig at de er svært fornøyde med muligheten til å spørre om hjelp til å finne frem i sykehuset.

Evalueringen viser at undersøkelses- og behandlingsrommene (UB-rom) for hud/lysbehandling og nevrologi fungerer godt. De ansatte er også fornøyde med tilgang til eget UB-rom for Flowmetri. Flere av UB-rommene i poliklinikken oppleves imidlertid for små og varme. Dette gjelder blant annet UB-rommene for gynekologiske undersøkelser, som også mangler direkte tilgang til toalett.

Ved vanlige konsultasjoner kan generelle UB-rom benyttes på tvers av fagområder, men evalueringen viser også at det er utfordrende å utnytte UB-rom fleksibelt (generelt). Dette gjelder i de rommene der undersøkelsene og behandling krever mye og eventuelt stedbundet utstyr.

Dagplassene for dialyse har en størrelse som er i samsvar med anbefalingene i Standardromskatalogen. Mens arealet for kjemoterapi og infusjoner har en mindre størrelse enn anbefalingene. I de åpne dagplassene er det problemer med å overholde konfidensialitet.

Et tema som er gjennomgående for evalueringen av sykehuset, er mangel på arbeids- og kontorplasser. Dette gjelder også for felles poliklinikk somatikk.

For poliklinikk og dagbehandling var det høyere aktivitet i 2019 (etter innflytting) enn i 2017 (før innflytting). Beregninger tyder på at det er tilstrekkelig antall rom i felles poliklinikk somatikk for aktiviteten som tilsvarer 2019-nivået. Framskriving av aktivitet viser at behovet for rom i 2035 blant annet vil avhenge av utnyttingsgrader.

Det anbefales en kartlegging av UB-rommene til de ulike fagområdene for mulig omrokkering av rom, eller gjennomføre en ombygging hvis mulig. Det anbefales videre å kartlegge muligheten for bedre forutsigbarhet i forhold til innleie av spesialister, samt elektronisk booking av rom for bedre utnyttelse av rom på tvers av fagområder. Det anbefales også å tilrettelegg for samtalerom ved dagplassene og flere arbeidsplasser.

Konklusjon: UB-rommene innen fells poliklinikk somatikk har varierende grad av funksjonalitet avhengig av fagområde. Tilgang til flere arbeidsplasser etterspørres. Aktivitets- og kapasitetsberegninger presenteres i kapittel 4, og en utfyllende evaluering av felles poliklinikk somatikk og dagbehandling følger i kapittel 7.

4. Psykisk helsevern og rusbehandling (VPP, BUP og TSB)

Ansatte ved psykisk helsevern og rusbehandling formidlet at de er fornøyde med å være samlokalisert i samme fløy og at de nye lokalene er fine, men at det også er forbedringspotensialer i det nye sykehuset. Også i denne poliklinikken er manglende skilting og orienteringsmuligheter en utfordring for noen pasienter. I tillegg har pasientgruppen fått større avstand fra hovedinngangen enn de som skal til felles poliklinikk somatikk.

Venteområdet i poliklinikken ligger sentralt plassert, men gir ikke mulighet å kunne sitte skjermet.

Det er trangt i den bakre og lukkede delen av ekspedisjon, da man har økt antall arbeidsplasser fra to til tre.

Behandlerkontorene har en tilfredsstillende størrelse og er generelt utformet, noe som legger til rette for endringer over tid. Samtidig oppleves kontorene for smale, og det er lytt mellom rommene. Per 2021 har sykehuset ikke kunnet gi et tilbud innen tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB), men et døgntilbud gis i Tana.

Terapirommet for ungdom og familieterapi fungerer godt, mens leketerapirommet har blitt mindre enn planlagt og fungerer derfor ikke optimalt.

Ved VPP og BUP var det en nedgang i aktivitet fra 2017 (før innflytting) til 2019 (etter innflytting). Det har vært en liten økning i aktivitet innen BUP fra 2018 til 2019. Kirkenes sykehus har valgt behandlerkontor som løsning i forhold til stillingshjemler. Med en slik driftsmodell vil det være behov for ytterligere to og tre behandlerkontor innen henholdsvis VPP og BUP dersom samtlige stillingshjemler besettes i 2022.

Det anbefales å utbedre venteområdet, gjennomgå bruken av terapirommene, samt undersøke annen plassering av ekspedisjonen, for mer hensiktsmessig deling av arealene til VPP og BUP. Det bør vurderes å tilrettelegge for behandlerkontor innen TSB i sykehuset. Ved etablering av alternative arealer til psykisk helsevern og rusbehandling, bør hensiktsmessig utforming av behandlerkontor og terapirom, samt lyddemping ivaretas.

Konklusjon: Behandlerkontorene fungerer ikke tilstrekkelig for pasientbehandling grunnet utformingen og manglende lyddemping mellom enkelte rom. Terapirommene har varierende grad av funksjonalitet, der leketerapirommet er for lite i areal til den planlagt aktiviteten. Venteområdet bør utbedres.

Da det er manglende kapasitet på behandlerkontor innen Habiliteringstjenesten for voksne (HAVO), Ambulant rehabiliteringsteam (ART) og Helse I Arbeid (HIA), anbefales det å gjennomføre en kartlegging av behov ved etablering av nye kontorlokaler.

Aktivitets- og kapasitetsberegninger presenteres i kapittel 4, og en utfyllende evaluering av psykisk helsevern og rusbehandling følger i kapittel 8.

5. Kontor og kontorområder

Det er mangel på kontorplasser i Kirkenes sykehus, og flere av de som utfører merkantile tjenester har fått faste arbeidsplasser som opprinnelig var planlagt for andre typer oppgaver. På grunn av manglende kontorer og arbeidsplasser, må blant annet to personer dele behandlerkontor. Dette gir utfordringer i pasientbehandlingen.

Den planlagte reduksjonen av merkantile stillinger (gevinstrealiseringen) ble ikke gjennomført. Begrunnelsene er blant annet at IKT-systemet ikke har de funksjonene som var planlagt og at talegjenkjenning ikke ble realisert.

Som planlagt, er kontor og kontorlandskap i det nye sykehuset generelt utformet. I samsvar med planleggingen av det nye sykehuset, har merkantilt ansatte blitt organisert i en enhet. En organisatorisk samling av de som utfører merkantile tjenester, som deler erfaringer, samarbeider og utvikler kompetanse, er oppfattet som positivt. Utfordringene er fysiske avstander mellom sekretærer og de kliniske enhetene, noe som oppleves som krevende for det tverrfaglige samarbeidet i klinikken.

Ansatte i Kirkenes sykehus har formidlet at kontorer for én og to personer, samt kontorlandskap fungerer forutsatt at rommene benyttes som planlagt.

Konklusjon: Manglende arbeidsplasser gir utfordringer for driften i Kirkenes sykehus. Kontor og kontorområder presenteres mer utfyllende i kapittel 9.

6. Medvirkning i planleggingsprosessen

Ifølge sluttrapport NKS-OU (09.03.2017) ble det gjennomført organisasjonsutviklingsprosjekt i Kirkenes sykehus der ansatterepresentanter fra flere yrkesgrupper deltok. Det var 22 delprosjekt, men likevel var det en oppfatning blant klinisk personell at de ble involvert for sent i medvirkningsprosessen.

Evalueringen har også vist at graden av medvirkning endret seg i forbindelse med kuttprosessene i forprosjektet, da både ledere og ansatte i Kirkenes sykehus erfarte at medvirkningen var fraværende. De ble ikke informert om hvilke endringer eller kutt som var besluttet, og de fikk dermed heller ikke mulighet til å vurdere konsekvenser av endringene som ble gjort.

Gruppen av ansatte fra bildediagnostikk opplevde imidlertid at medvirkningen hadde vært god. Det hadde vært kontinuitet i planleggingen, og de var fornøyde med utformingen av området for bildediagnostikk.

Det var en generell oppfatning blant ansatte og ledere i Kirkenes sykehus at kontinuitet blant planleggere er viktig, og spesielt at kontinuitet i medvirkningen fra ansatte og ledere er nødvendig når nye sykehus skal planlegges og bygges.

Konklusjon: Informasjon, kontinuitet og forutsigbarhet i medvirkningen er nødvendig i alle faser i planlegging av nytt sykehus. Medvirkning presenteres mer utfyllende i kapittel 10.

7. Måloppnåelse

Innen somatikk økte ventetiden samlet sett ved Kirkenes sykehus det første året etter innflytting (2019), men ble redusert fra 2. til 3. tertial i 2019. Innen PHV og TSB økte ventetiden samlet sett fra 2017 til 2018, og ventetiden i 2019 var tilnærmet lik 2018.

Andel fristbrudd ble samlet sett for Kirkens sykehus redusert i 2019 sammenlignet med 2017 og 2018 innen somatikk. For PHV og TSB er det ikke mulig å ta ut tall over fristbrudd på lokasjonsnivå.

Andel epikriser sendt innen syv dager har samlet sett hatt en nedgang fra 90,4 prosent i 2017 til 83, 5 prosent i 2019 ved Kirkenes sykehus. Dette er litt under landsgjennomsnittet i 2019, som var på 85,6 prosent.

Andel epikriser sendt innen en dag har samlet sett økt fra 45,8 prosent i 2018 til 48,8 prosent i 2019 ved Kirkenes sykehus. Imidlertid var dette var under landsgjennomsnittet i 2019, som var på 58,1 prosent.

Antall utskrivningsklare pasienter økte i de fleste kommuner, som sogner til Kirkenes sykehus, fra 2017 til 2019, med unntak av Lebesby og Nesseby som har hatt en nedgang, samt Tana som er uendret.

Evalueringen viser at antall øyeblikkelig hjelp innen polikliniske konsultasjoner somatikk ble redusert med 19,3 prosent fra 2017 til 2019, mens antallet øyeblikkelig hjelp i tilknytning til døgnopphold økte med 16,1 prosent i samme periode.

Når det gjelder utvikling innen korttidssykefraværet (1-16 dager), har det vært en nedgang for alle enheter, med unntak av sengeenhet for kirurgi og ortopedi fra 2017 til 2019. For langtidssykefraværet (17 dager eller mer) har det vært en økning ved alle enheter, med unntak av sengeenhet for medisin og dialyse, samt fysikalskmedisin og rehabilitering i samme periode.

Gevinstrealisering er et mål på om de gevinster man forventet av et prosjekt faktisk blir realisert. Evalueringen viser at underskuddet ved Klinikk Kirkenes økte fra 2017 til 2019, men er uendret fra 2019 til 2020 med en bedring i økonomien 3. tertial 2020.

Ved Kirkenes sykehus var det en negativ utvikling i kostnad per DRG, fra kr 69 000 per DRG i 2017 til kr 71 000 per DRG i 2019. Imidlertid var kostnad per DRG-poeng i 2020 (eksklusive Covid-19 kostnader), tilnærmet nivået i 2017.

Mange av planene som ble lagt for akuttmottak, sengeområder, poliklinikkene og kontor i Nye Kirkenes sykehus er blitt gjennomført. Videre er flere rom og områder generelt bygd slik at de kan benyttes til ulike funksjoner i fremtiden, mens ombygging der flere moduler berøres, er krevende. Kirkenes sykehus kan derfor ikke betraktes som et fleksibelt bygg.

Konklusjon: De planlagte økonomiske gevinstene som ble satt for Nye Kirkens sykehus, er per 2019 ikke oppnådd, men man ser en positiv utvikling fra 2019 til 2020.

Noen av målene som ble satt for et fremtidig og kvalitetsmessig godt tilbud, ble oppnådd i løpet av første driftsår (2019).

Måloppnåelse presenteres mer utfyllende i kapittel 11.

Anbefalinger

Forslag til forbedringer i Kirkenes sykehus og læringspunkter rettet mot nye sykehusprosjekt følger i kapittel 12 og 13. Forslagene bygger på resultatene som er kommet frem i evalueringen og omhandler både organisatoriske og bygningsmessige endringer