Organisering og drift

Organisering og drift ved poliklinikk- og dagområder er en kompleks oppgave. Pasientbehandlingen utøves av mange fagpersoner fra ulike fagområder og avdelinger som skal koordineres og samhandle. God drift og organisering er kjennetegnet av man får til:

Rett innkalling til rett pasient til rett behandler og til rett type rom.

Ansvarsfordeling

På mange sykehus er ansvaret for faggruppene delt på flere ledere med egne arbeidsplaner for sine ansatte. Mange interessenter, krevende koordinering og manglende systemer for strukturert samarbeidskommunikasjon mellom seksjoner, avdelinger og støttefunksjoner kan vanskeliggjøre oppgaven med å oppnå effektiv ressursutnyttelse av areal, personell og utstyr.

Systemer for organisering

Organiseringen og planlegging av drift av poliklinikk- og dagområder gjøres i flere lag: timeavtaler til pasientene, arbeidsplaner for helsepersonellet (ofte egne for leger og egne for sykepleiere og andre fagpersoner) og fordeling av rommene. Planene ligger i hver sine systemer og er ofte ikke koplet opp mot hverandre.

Ved mange poliklinikker «eier» fagområdene et visst antall rom. Enkelte fagområder har ikke full drift alle ukens dager, mens andre fagområder er overbooket og stadig må lete etter ledig plass. Fra flere sykehus meldes fra om at helsepersonell må bruke tid på å lete seg frem til ledig rom. Det er utviklet noen bookingsystemer for romplanlegging, men det er få avdelinger som har tatt dem i bruk.

Romutnyttelse

I kapasitetsberegninger for nye sykehusprosjekter benyttes gjennomsnitt brukstid pr. rom. Sett ut fra antall poliklinikkrom som er registrert i norske sykehus opp mot aktivitetsgrader utnyttes poliklinikk kapasiteten ikke optimalt. Evalueringer viser at flere sykehus ikke oppnår planlagt utnyttelsesgrad, og at sykehuset erfarer å ha for liten kapasitet på antall rom. En årsak til dette kan være at sykehuset har planlagt med høy utnyttelsesgrad eller at poliklinikkene ligger spredt og at rommene dermed ikke kan utnyttes effektivt. Manglende verktøy for organisering kan også gjøre det vanskelig å utnytte kapasiteten.

Sjukehuset Nordmøre og Romsdal (SNR) planlegger med fleksibel bruk av poliklinikkrom. Poliklinikkrommene skal ha digitale skilt som oppdateres automatisk til hvem som skal bruke eller har booket rommet.

Timeavtaler som ikke benyttes

En av de store utfordringene sykehusene har ved poliklinikk- og dagområder er at mange pasienter ikke avbestiller eller ikke møter opp til avtalt time. Dette forårsaker «hull» i dagens program som ikke kan utnyttes. Pasientene som ikke har møtt må få ny timeavtale, - noe som øker ventelistene og som presser kapasiteten på poliklinikkrommene ytterligere.