Sammendrag
Thea Kristine Brenn og Frida Forseth Westrum, 2023
Masteroppgave i Bygg- og miljøteknikk
Hvordan optimalisere informasjonshåndteringen
i gjennomføringsfasen?
Den norske befolkningen blir stadig eldre, og behovet for helsehjelp øker raskere enn tilførselen av helsepersonell. Dette medfører et behov for effektivisering av helsetjenesten, hvor funksjonaliteten i sykehusbyggene er et viktig element. På bakgrunn av at det er de ansatte ved sykehuset som besitter den rette kompetansen, er det essensielt at de er med å utforme byggene. Dette foregår gjennom ansattmedvirkning, i samarbeid med Sykehusbygg HF som hovedsakelig har ansvar for byggprosjektene i helsesektoren.
Det er fra tidligere gjort mye forskning på medvirkning i tidligfase, hvor informasjonshåndtering
ofte blir trukket frem som et viktig element. Derimot er det få studier innenfor medvirkning i gjennomføringsfasen, noe som resulterte i at forfatterne fattet interesse for området, med fokus på detaljprosjekteringen. Formålet med denne oppgaven er derfor å svare på problemstillingen: ≪Ansattmedvirkning i sykehusprosjekter: hvordan optimalisere informasjonshåndteringen i gjennomføringsfasen?≫. I den forbindelse er det utarbeidet følgende forskningsspørsmål:
- Hvordan organiseres de ansattes deltakelse for best mulig medvirkning?
- Hvordan håndteres beslutningsprosesser angående de ansattes behov og ønsker?
- Hvordan formidler de ansatte informasjon om behov og ønsker til de prosjekterende i medvirkning?
- Hvordan følger de prosjekterende opp informasjonen fra medvirkningen i prosjekteringen?
For å besvare oppgavens problemstilling er det benyttet kvalitative forskningsmetoder, som litteraturstudie, observasjoner og intervjuer. Observasjoner og intervju er utført i forbindelse med to enkelt-casestudier: ≪Nytt sikkerhetsbygg Østmarka≫ og ≪Sjukehuset Nordmøre og Romsdal≫.
Resultatene fra studien viser at optimalisering av informasjonshåndtering er sammensatt av flere faktorer. Først og fremst handler det om å organisere de ansatte, å involvere de rette ressursene, sette av nok tid og forberede de godt. Deretter må det legges til rette for at riktig beslutning blir tatt på riktig grunnlag. Dette krever avklaringer av beslutningsområder og -nivå, i tillegg til gode beslutningsunderlag. Videre er det viktig at de ansatte er i stand til å formidle rett informasjon, til rett tid. Dette bør de ytre rammene rundt formidlingen bidra til, som rett fora, møteagenda, korte og klare kommunikasjonslinjer og gode verktøy. God kultur med felles forståelse og tillit er også viktig.
Avslutningsvis må informasjonen formidles til de prosjekterende for å kunne oppnå en god informasjonshåndtering. Dette må gjøres på en god måte for å unngå misforståelser, gjerne gjennom en kombinasjon av flere ulike kommunikasjonskanaler. For å oppnå en optimal informasjonshåndtering må man med andre ord lykkes innenfor alle de fire områdene oppgavens forskningsspørsmål representerer.