Sammendrag

Amalie Frederich Wehn og Maria Barstad, 2021

Masteroppgave i Eiendomsutvikling og -forvaltning
Hvordan optimalisere medvirkningsprosessen i
oppstarten av konseptfasen i sykehusprosjekter?

Sammendrag masteroppgave

Endringstakten for sykehus øker stadig, og drives av nye behandlingsformer, utvikling av teknologi, organisasjonsprinsipper og demografisk og epidemiologisk utvikling. Flere studier viser at brukermedvirkning er nødvendig for å oppnå funksjonelle bygninger med god brukskvalitet ved nye bygninger. Sykehus er komplekse bygninger med høye krav til funksjonalitet, og brukermedvirkning er derfor essensielt i forbindelse med utviklingen av nye sykehus. Brukerne av sykehus består av blant annet ansatte, pasienter og pårørende. Brukerne har spisskompetanse og erfaringer som er viktig å inkludere i
programmeringen, og kan tilføre ny kunnskap og nye perspektiver på ulike problemstillinger, bidra til å
kartlegge eksisterende utfordringer og komme med verdifulle innspill til utformingen av sykehuset.

Problemstillingen for oppgaven er “Hvordan optimalisere medvirkningsprosessen i oppstarten av
sykehusprosjekter?”. Problemstilling og tilhørende forskningsspørsmål er utarbeidet med bakgrunn i
forskernes interesse for temaet, og Sykehusbygg HF sitt ønske om å belyse oppstarten av medvirkningsprosessen i konseptfasen. For å svare på problemstillingen har det blitt gjennomført en datainnsamling av kvalitativ data gjennom litteraturstudie, observasjon og dybdeintervjuer. Det er
gjennomført observasjoner av 17 møter, og to runder med semistrukturerte dybdeintervjuer. Den første runden besto av 12 intervjuobjekter tilknyttet caset for oppgaven: UNN Tromsø PHR, og den andre runden besto av fem intervjuobjekter uten tilknytning til caset.

Resultatene fra casestudiet tyder på at edvirkningsprosessen har vært høyt prioritert, men at brukermedvirkning generelt tildeles for lite tid og ressurser i oppstarten av byggeprosjekter. Organisasjonsutvikling ble trukket fram som et viktig element for å sikre en god gjennomføring av brukermedvirkningen. Endringer er krevende for mennesker, og organisasjonsutviklingen er viktig for å redusere motstanden for endring gjennom å igangsette en modningsprosess av prosessen de involverte skal delta i. Teorien viser at brukerne ofte ikke kjenner behovene sine godt nok, og har utfordringer med å forklare de konkrete behovene i form av funksjonelle krav.

Teorien og funnene antyder at brukerne synes det er utfordrende å tenke fremtidsrettet. Organisasjoner
er i kontinuerlig endring og må tilpasse seg endringstakten i samfunnet. Det er derfor viktig å fokusere
på organisasjonsutvikling i forbindelse med byggeprosjekter. Modningsprosessen som igangsettes av organisasjonsutviklingen legger til rette for mer forberedte representanter som evner å tenke fremtidsrettet, og er i stand til å komme med innspill knyttet til fremtidens virksomhetsmodell. Funnene indikerer at medvirknings- og organisasjonsutviklingsprosessen er to separate prosesser som bør integreres i hverandre når byggeprosjektet igangsettes, og følge hverandre parallelt for å oppnå maksimal utnyttelse av begge prosessene.

Et annet nøkkelelement for god gjennomføring er å sikre at de riktige representanter blir valgt ut til medvirkningsprosessen. Funnene antyder at det ikke eksisterer noen beste metode for utvelgelse, men at det kan være hensiktsmessig å strukturere utvelgelsen gjennom å definere rollene og oppgavene som skal utføres. Forberedelse av de som skal delta i prosessen fra prosjekt- og driftsorganisasjonen er viktig for å legge til rette for en god prosess. Det vil derfor være avgjørende med god planlegging for å sikre forutsigbarhet overfor de involverte. Teori og funn indikerer at prosesser alltid kan forbedres. Alle prosjekter og prosesser vil være ulike, og det vil ikke være mulig å ta høyde for alt i planleggingen. Kommunikasjon og informasjonsflyt er nødvendig for å sikre god gjennomføring av brukermedvirkningen. Det er utfordrende å oppnå effektiv kommunikasjon i prosesser med mange involverte. Funnene viser at kvaliteten av informasjonen blir dårligere desto flere ledd den har gått gjennom. Forskerne mener det derfor kunne vært hensiktsmessig å vurdere implementering verktøy som kan bidra til å strukturere informasjonsflyten, og sporbarheten av kommunikasjon og informasjon i prosessen.

Organisasjonsutvikling er et viktig element i forberedelsen av medvirkningsprosessen, og starter en modningsprosess hos driftsorganisasjon. Brukermedvirkning er ryggmargen i et byggeprosjekt, og er et viktig virkemiddel for å oppnå god brukskvalitet og funksjonelle bygninger. Det er viktig at alle involverte får tilstrekkelig med informasjon for å forberede seg. Kommunikasjonen bør være tydelig, og det bør
dokumenteres hvem som får tilsendt hva av informasjon, og i tillegg følge opp om informasjonen er forstått. Medvirkningsprosesser er endringsprosesser, og det er avgjørende at de som leder prosessen innehar riktig kunnskap og de riktige egenskapene. Forskerne anbefaler å utvikle en digital plattform med ulike funksjoner som bidrar til å strukturere og øke sporbarheten av informasjonen som kommuniseres, og legger til rette for å gi innspill utover de arrangerte møtene. I tillegg anbefaler forskerne å opprette
kontrollgruppe med representanter fra de ulike arbeidsgruppene og ledelsen. Gruppen skal koordinere
innspillene fra de ulike arbeidsgruppene, og bidra til å holde ledelsen involvert og oppdatert på prosessen. Utover dette anbefaler forskerne at SBHF utarbeider et informasjonshefte med informasjon om medvirkningsprosessen og byggeprosjektet som sendes til helseforetaket før oppstart av
medvirkningsprosessen.