Rammeavtalene skal forvaltes på nasjonalt nivå og i fellesskap, mens avropsavtalene skal forvaltes regionalt og av den enkelte avtaleeier.
Forvaltningen av disse avtalene omfatter:
- Merkantil forvaltning av rammeavtalen og avropsavtalene
- Funksjonell forvaltning av systemene
- Teknisk systemforvaltning av skytjenestene
Ansvar for oppgavene er fordelt på et nasjonalt forvaltningsstyre og to underliggende forvaltningsråd, ett for merkantile oppgaver og ett for øvrige funksjonelle og tekniske oppgaver. Da de fleste tekniske spørsmål vil være konsekvenser av endringer i funksjon, vil den tekniske forvaltningen legges opp som en arena sammen med den funksjonelle.
Nasjonale forvaltningsoppgaver
- Vurdere behov for endringer i avtaleverk (rammeavtale).
- Vurdere behov for endringer i modell for nasjonal deling av informasjon.
- Bemanne det funksjonelle-/tekniske forvaltningsrådet.
- Definere forvaltningsrådets oppgaver og ressursbruk i forhold til disse oppgavene.
- Finansiering av felles tilpasning og utvikling – fordelingsmodell.
- Fungere som endringsstyre for forslag lagt frem av forvaltningsrådene (iht. etablert prosess for endringshåndtering).
- Være prosesseier for de overordnede og standardiserte arbeidsoppgavene knyttet til bruk av leverandørenes systemer.
- Utarbeide forslag til varig organisering av forvaltningsorganisasjonen.
- Bidra til etablering, videreutvikling og standardisering av beste praksis for overordnede prosesser, jf. kap. 6.
- Bidra til felles bruk av kodeverk og registre.
- Være det nasjonale kontaktpunktet mot leverandørene.
- Ansvarlig for dialogen med leverandørene, om ikke noe annet er avtalt.
- Bistå helseforetakene med dialogen mot leverandøren i saker som kun gjelder regionale/lokale saker.
- Vurdere endringsforslag fra de enkelte HF og/eller regionale forvaltningsgruppene, og beslutte håndtering. Saker med store økonomiske eller prinsipielle konsekvenser skal fremlegges for forvaltningsstyret. Alle saker som fører til overskridelser av tildelt budsjett skal forelegges det nasjonale forvaltningsstyret.
- Fange opp behov for videreutvikling og legge disse frem for forvaltningsstyret, dersom det ikke oppnås enighet i de nasjonale forvaltningsrådene.
- Rapportere til forvaltningsstyret hvert kvartal.
- Ansvarlig for spesifikasjon, oppfølging, testing/akseptanse og planlegging for produksjonssetting av nasjonale endringer og være leverandørenes motpart for endringsleveransene.
- Tilrettelegge for informasjon og opplæring av brukere i ny/endret funksjonalitet.
- Holde løpende oversikt over alle regionale integrasjoner mellom systemene (FDV + U + R) og andre systemer i den hensikt å fremme gjenbruk og et enhetlig oppsett.
- Brukerstøtte gjennom publisering av nasjonale veiledere, arrangere webinarer, bistå ved nye innføringer, gjenbruk av e-læringskurs og liknende.
Regionale forvaltningsoppgaver
- Systemeierskap og forvaltningsledelse regionalt (og lokalt).
- Ansvarlig for å forberede organisasjonen på å ta imot systemendringer.
- Ansvar for etterlevelse av nasjonale standarder og felles beste praksis.
- Samhandling med og rapportering til de nasjonale forvaltningsrådene.
- Kontaktpunkt mot de regionale/lokale brukerne.
- Kontaktpunkt mot leverandørene for regionale forhold.