Anbefalinger

Evalueringa har identifisert både det som har fungert godt i plan- og byggeprosessen, og det som kan forbetrast. Dette er bakgrunnen for punkta nedanfor.

For nye byggeprosjekt er det viktig å gjere merksam på at kvart enkelt prosjekt må gjere eigne vurderingar av læringspunkta ut i frå kontekst, mål og rammer.

Behov og mål

Det tilrådast å lage tydelege mål i prosjektet. Mål for organisasjonen bør spissast, slik at det kjem fram kva krav dette set til bygget.
Det er viktig å ta stilling til kva som skal prioriterast fyrst. Det kan vere konflikt mellom dei ulike måla. Eit eksempel frå evalueringa er at tilrettelegging for endringar i framtida (fleksibilitet) kan ha gått på kostnad av dagleg drift (funksjonalitet).

Organisasjonsutvikling knytt til nybygg

Det tilrådast å starte OU-prosessen tidleg nok.
Organisasjonen bør sette krav til bygget, og ikkje omvendt.
Det er viktig å samkøyre plan og milepålar for OU og bygg. Dette for å sikre at ein får tid til naudsynt diskusjon og forankring i avdelingane før løysingar blir låst av byggestart.

Medverknadsrolla

Det tilrådast at dei som skal medverke får opplæring i rolla.
Det bør utarbeidast og informerast om mandat til dei som skal medverke, med tydeleg skildring av rolle og ansvar.
Omfanget av medverknaden bør avklarast tidleg. Dette for å sikre at helseføretaket kan setje inn tiltak for å ta vare på den daglege drifta ved sidan av prosjekta.
Ein må sikre at dei som medverkar, har kapasitet til å handsame fleire roller. • Det er viktig å ha med brukarrepresentantar i medverknaden.
Det er naudsynt å sikre forankring i organisasjonen; å sette av tid til å informere tilsette, drøfte problemstillingar og formidle tilbakemeldingar til og frå byggeprosjektet.

Ressursar til medverknad

Det tilrådast å legge til rette for kontinuitet i både prosjektleiing og andre som medverkar i prosjektet.
Medverknad kan oppfattast som både gjevande og krevjande. At ein får vere med over lang tid kan òg føre til at ein får auka arbeidsbelastning over tid.
Det er viktig å sørge for at dei som medverkar har tilstrekkeleg med tid og ressursar til å handtere dagleg drift i tillegg. Dette kan gjerast ved å tilsette ein assistent/konsulent eller frikjøpe sentrale ressursar for å redusere arbeidsbelastning over tid.
Ressursplanlegging og gode planar er viktig for å kunne sikre føreseielegheit i bemanning.
Ein liten byggherreadministrasjon kan vere bra og effektivt. Men det kan òg føre til stor arbeidsbelastning for sentrale personar i prosjektet.
Ein må sikre forankring i teknisk drift. Teknisk drift har kompetanse som trengs på tvers av fag, og det er dei som skal drifte bygget etter overlevering.
Det bør vurderast å ha minimum to personar frå brukarorganisasjonar i medverknadsgruppa. Dette for at representantane skal ha nokon å samtale og reflektere saman med, samt grunna det store mangfaldet dei representerer.

Kommunikasjon

Det tilrådast å legge til rette for at deltakarane i prosjektet opplever ein god dialog, tillit og samhandling.
Møta bør ha god struktur og ein tydeleg agenda. Informasjon bør sendast til deltakarane før møta.
Det er viktig å sikre at alle involverte får tilstrekkeleg informasjon, at informasjonen er tydeleg og forstått.
Det bør leggjast til rette for grundige diskusjonar om produkt og konsekvensar av val.
Prosjektet bør gje tilbakemelding til deltakarane som medverkar, når innspel og råd ikkje blir følgt.

Innflytting

Ein må sette av tilstrekkeleg med tid til prøvedrift i nybygg.
Ein må starte tidleg nok med å førebu, trene og prøve ut nye arbeidsprosessar i forkant. Nye areal kan føre med seg nye rutinar, ny flyt og nye arbeidsoppgåver.
Ein bør sikre at det blir sett av tid til opplæring i bruk av utstyr, og at dei tilsette har manualar tilgjengeleg.
Det tilrådast at leiarar og tilsette blir orientert om planar for flytting i god tid, slik at dei kan sette av tid til utflytting/ned pakking. I Dagabygget var det gode erfaringar med å ha eit eige flytteprosjekt som planla og organiserte det praktiske rundt innflytting i nytt bygg.
Andre tilsette i organisasjonen, pasientar og eksterne, som har oppgåver og/eller leveransar til dei nye areala, må informerast om flytteplanar. Dette omfattar heimesider, informasjon som går ut gjennom brev og e-postar, samt skilting.
Overlapp frå prosjektleiinga etter innflytting kan vere viktig for å følgje opp tiltak kring det som ikkje fungerer. I Dagabygget har leiarar og tilsette gode erfaringar med dette.