Sammendrag og hovedkonklusjoner
Rapporten ”Iverksetting av et interregionalt avhendingsprosjekt” er en oppfølging av styresak 047- 2015 i Sykehusbygg HF, “Fellesoppgaver, prioriteringer og ressursbruk”, prosjekt 19 “Avhending bygg og eiendom. Dette er et forankringsprosjekt som startes i 2015. Rutiner som er etablert i Helse Sør-Øst revideres administrativt og implementeres nasjonalt.”
Videre er rapporten basert på føringene i oppdragsdokumentet 2016 og på prosjektmandat gitt av Fellestjenester i Sykehusbygg HF 12.10.2015. “Avhendingsområdet bygg og eiendom skal ivareta eiers interesser, offentligheten og markedet i hele prosessen. For å forenkle avhendingsprosessene i RHF/HF er det behov for en samordning og implementering av felles strategi med planer og rutiner.
Et interregionalt kompetansesenter med tilbud av tjenester innen alle deler av avhendingen vil sikre enhetlige og rasjonelle prosesser.”
Det vurderes og beskrives hvordan avhendingskompetansen i Sykehusbygg HF best organiseres for å bidra til størst mulige arealgevinster, og å bidra til styrking av foretakenes omstillingsprosesser.
Prosjektgruppen har valgt å utforme rapporten med en høy grad av operativitet og
brukervennlighet. På en slik måte kan produktet fungere som en håndbok for avhending av fast eiendom. I forlengelsen av rapporten (håndboken) har prosjektgruppen også valgt å komplementere denne ved utarbeidelse av følgende planer, rutiner og vedlegg:
- Rutiner før, under og etter avhending, samt lover og forskrifter.
- Avtaleverk ved kjøp og salg.
- Avtaleverk ved inn- og utleie, herunder feste.
- Maler og rutiner for styreframlegg i avhendingssaker som etter Helseforetaksloven § 31 krever behandling i RHF og foretaksmøte.
- Plan for implementering og oppdatering av felles avhendingsstrategi i RHF/HF.
- Plan for bistand til RHF/HF innenfor alle elementer og faser i avhendingsprosessen.
Oppdragsavtale mal.
- Mal og rutine for registrering og oppdatering av oversikt over avhendingsobjekter i
RHF/HF.
- Maler for utarbeidelse av avhendingsplan og -mandat.
Disse rutinene bygger i stor grad på etablerte rutiner fra Helse Sør-Øst RHF, tilpasset og korrigert for erfaringer fra avhendingsprosesser som er gjennomført i Helse Sør-Øst RHF siste 5-års periode.
Rapporten beskriver selve avhendingsprosessen, med fullmakter og føringer, utfyllende rutiner, dokumentasjonskrav og rapportering, og vil fungere som oppslagsverk. Rutinene er utarbeidet med det formål å gi en oppskrift/veiledning for fremgangsmåten i prosesser i planleggings- og forberedelsesfasen, i selve salgsprosessen, og etter at salg er gjennomført. Disse komplementeres ved at det gis en kortfattet oversikt over relevant lovverk som kan berøre en avhendingsprosess. En av målsetningene har vært å behandle hele avhendingsprosessen, fra de aller første innledende arbeider starter, og frem til prosessen er avsluttet.
Oppgavefordelingen mellom RHF/HF og Sykehusbygg HF baseres på vurdering av avhendingens kompleksitet og omfang. I hovedsak bør avhendinger med en antatt verdi som krever godkjennelse i foretaksmøtet legges til Sykehusbygg HF, siden avhendingen normalt krever kompetanse og erfaring som ikke bygges opp eller vedlikeholdes lokalt.
Utarbeidelse og forvalting av veiledere, rutiner, dokumenter og sjekklister, samt støtte og veiledning i bruk av dem, er også en oppgave som best ivaretas som en felles oppgave. I tilknytning til systemforvaltning av et sentralt kvalitetssystem, vil det også kreve en felles ressurs (Sykehusbygg HF) for å holde oversikt / database over innmeldte, pågående og gjennomførte avhendingssaker.
Det legges til grunn at eksterne meglere skal benyttes ved salg av i det åpne markedet. Ved direkte salg til f. eks. kommuner til samhandlingsformål kan avhendingen gjennomføres i egen regi.
Prosjektgruppen mener at bruk av den permanente avhendingsenheten i Sykehusbygg HF sikrer en formelt riktig, effektiv og rasjonell avhendingsprosess. Samtidig videreutvikles systemer og kunnskap som sikrer overføring av erfaringer og kunnskap til nye avhendinger. Avhendingsenheten i Sykehusbygg HF legger vekt på fleksibilitet ved bruk av RHF/HF sine egne ressurser i den grad de er tilgjengelige, samt anskaffelse/innleie av spesiell kompetanse der dette er nødvendig, så som takserings- og meglertjenester.