Sykehusbyggs prosjektmodell

For å legge til rette for, og sikre kvalitet, forutsigbarhet og mest mulig standardisert prosjektgjennomføring, har Sykehusbygg HF etablert systematiske og metodiske prosesser for gjennomføring av prosjekter, herunder valg av gjennomføringsmodell. Til sammen utgjør dette Sykehusbygg HF sin prosjektmodell

Sentralt i prosjektmodellen ligger naturligvis prosjektets beslutningspunkter (B1 til B4 i «Veileder for tidligfasen i sykehusprosjekter»). Prosjektmodellen søker blant annet å bidra til at sentrale målsettinger og beslutninger som gir føringer for det konkrete prosjektet blir ivaretatt og fulgt opp metodisk i prosjektforløpet.

Sykehusbygg HF har egne prosedyrer og rutiner for å verifisere at prosjektmodellen blir fulgt og videreutviklet. Hensikten er å avdekke god praksis, sikre at prosjektene er tilstrekkelig planlagt og leverer i henhold til avtalte forventninger, samt systematisk erfaringsoverføring, kunnskapsutvikling og læring på tvers av avdelinger og prosjekter.

Prosjektmodellen skal bidra til å:

• gi våre oppdragsgivere og prosjektene et felles rammeverk med forutsigbare gjennomføring

• gjennomføre prosjektene iht vedtatte standarder og veiledere for gjennomføring av sykehusprosjekter

• spesifisere beslutningspunkter, og tilhørende beslutningsunderlag

• Være et hjelpemiddel i det daglige prosjektarbeidet

• Bidra til erfaringsoverføring; fra prosjektfase til prosjektfase, fra prosjekt til prosjekt og fra prosjekt til virksomhet

Tidligfasen

I tråd med helseforetakets overordnede planverk (utviklingsplan, økonomisk langtidsplan med flere), beslutter prosjekteier at det skal startes en tidligfaseutredning av et mulig byggeprosjekt. Dette vil ha form av et styrevedtak med et nærmere spesifisert oppdrag, eventuelt også omsatt i et mandat for arbeidet.

Utfør prosjektinnramming

Formålet med prosjektinnrammingen er å avgrense og tydeliggjøre prosjektets innhold og gjennomføring. I dette ligger det å sikre at prosjektet blir en understøtting av overordnet planverk, at det blir koordinert med øvrige tiltak i helseforetaket, samt at det blir lagt et godt grunnlag for en effektiv prosjektgjennomføring. Det er også et formål å legge til rette for læring, både i prosjektperioden og etter at nye arealer er tatt i bruk.

Dette betyr at:

• Prosjektet må presiseres og avgrenses i forhold til andre tiltak, både når det gjelder innhold, økonomisk bæreevne og tid for gjennomføring
• Prosjektet bør gis føringer og avgrensninger på hvilke alternativer som ønskes utredet i form av tomter, virksomhetsalternativer og bygg/løsningsalternativer
• Det må avklares hva som eventuelt kreves av tilleggsarbeid/utredninger før konseptfasen kan starte
• Prosjektet må utarbeide forslag til kriterier for hvordan de ulike alternativene skal rangeres innbyrdes
• Det må utarbeides et styringsdokument, som skal sikre god eier- og prosjektstyring
• Evaluering må planlegges.

Utfør Konseptfasen steg 1

I konseptfasen utarbeides forslag til hovedprogram. Hovedprogrammet klargjør de forutsetningene som ligger til grunn for planarbeidet, virksomhetsinnhold, dimensjonering, overordnede funksjonelle og tekniske krav osv. Mulige løsningsalternativer og tilhørende økonomiske analyser utredes og evalueres basert på gitte kriterier. Fasen skal sikre at eier får frem det beste alternativet innenfor de rammene som er gitt.

I konseptfasen steg 1 utredes minst to alternative bygningsmessige konsepter (muligheter) i tillegg til null-alternativet. Miljømål verifiseres, økonomiske beregninger oppdateres og prosjektets finansielle handlingsrom vurderes. Valg av hovedalternativ baserer seg på vedtatte evalueringskriterier besluttet i B2. Fasen skal sikre at eier får frem det beste alternativet innenfor de rammene som er gitt.

Ekstern kvalitetssikring gjennomføres ved sluttleveranse i steg 2, før B3-beslutning. Som prosess kan KSK enten gjennomføres som en parallell kvalitetssikring gjennom prosessen med endelig sluttrapport ved sluttleveranse i steg 2, eller som en punktvis kvalitetssikring ved sluttleveranse i steg 2.

Beslutning om sykehustomt (BT) innenfor den lokaliseringen som er valgt, skal være avklart senest innen oppstart av steg 2 i konseptfasen.

Hensikten med B3A-beslutningspunktet er å velge et konsept som grunnlag for videre utdyping i konseptfasens steg 2. Beslutningen benevnt B3A gir sterke føringer for det endelige valg av konsept og skal gjøres av prosjekteier.

Utfør Konseptfasen steg 2

I konseptfasen steg 2 videreutvikles det valgte alternativet gjennom et skisseprosjekt med økonomiske analyser. Hovedprogrammet detaljeres.

For prosjekter med forventet kostnad over 500 millioner kroner skal det gjøres en ekstern kvalitetssikring av konseptrapporten (KSK). Ekstern kvalitetssikring gjennomføres ved sluttleveranse i steg 2, før B3-beslutning. Som prosess kan KSK enten gjennomføres som en parallell kvalitetssikring gjennom prosessen fra og med konseptfasen steg 1 med endelig sluttrapport ved sluttleveranse i steg 2, eller som en punktvis kvalitetssikring ved sluttleveranse i steg 2.

Utredningene sammenfattes i en konseptrapport som danner grunnlag for å beslutte hvilket konsept som skal bearbeides videre i en forprosjektfase (B3-beslutning). Konseptrapporten sammen med rapporten fra ekstern kvalitetssikring konseptfase (KSK) gir grunnlag for søknad om statlig låneramme.

Utfør Forprosjekt

I forprosjektfasen bearbeides og detaljeres det valgte konseptet (alternativet) fra konseptfasen til et nivå som gir tilstrekkelig grunnlag for beslutning om videre gjennomføring av et investeringsprosjekt (beslutning B4). Hovedprogram og løsninger kontrolleres for å sikre at prosjektet kan realiseres. Med utgangspunkt i hovedprogrammet videreutvikles et rom- og utstyrsprogram med krav til funksjon, teknikk, IKT og utstyr på romnivå. Konseptet detaljeres innenfor hver delfunksjon med planer på romnivå. Miljøprogrammet verifiseres og miljøoppfølgingsprogram etableres med klimagassregnskap. Tekniske systemer og materialer utredes med tilhørende vurdering av konsekvenser for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling, gjennom beregning av livssykluskostnader (LCC). Kalkylene detaljeres og kvalitetssikres. Kostnadskalkyle verifiseres og usikkerhetsanalyse gjennomføres for fasen.

Eventuell reguleringsprosess følges opp og rammesøknad med Arbeidstilsynets samtykke kan igangsettes og sees i sammenheng med prosjektets fremdrift og gjennomføringsstrategi.

Fasen avsluttes med en forprosjektrapport med vedlegg. Rapporten bør vise en plan for gjennomføring fram til klinisk ibruktaking og i drift. Plan for videre arbeid sees i sammenheng med valgt gjennomføringsstrategi.

I prosjekter med stor offentlig og politisk oppmerksomhet kan det vurderes å gjennomføre ekstern kvalitetssikring av forprosjektfasen (KSF) som et tiltak for å redusere risiko. Det bør i så fall utarbeides et eget mandat for en slik kvalitetssikring med fokus på utvalgte områder.

Fasen avsluttes med B4- Investeringsbeslutning. Hensikten er å avgjøre om prosjektet skal gjennomføres eller stoppes, før ressurspådraget øker kraftig.

Gjennomføringsfase

Forbered produksjon

Etter beslutning om investering (B4-beslutning) går prosjektet over i en gjennomføringsfase. Før oppstart skal det foreligge et mandat fra prosjekteier og oppdatert styringsdokument for gjennomføringsfasen. I oppstart av fasen etableres rammer for organisering, kostnads-, fremdrifts- og risikostyring, kvalitetssikring og rapportering. Rammer for SHA, seriøsitet og ytre miljø etableres og plan for nødvendige anskaffelser og myndighetsoppfølging gås opp. Plan for myndighetsbehandling og interne gjennomganger og erfaringsoverføring etableres. Arbeidet med samlet plan for suksessiv, systematisk ferdigstillelse, ibruktaking og drift startes opp.

I gjennomføringsfasen videreutvikles og detaljeres forprosjektet gjennom et funksjonsprosjekt. I funksjonsprosjektet verifiseres rom- og utstyrsprogram og BIM-modellen utvikles på romnivå med innplassering av teknisk infrastruktur, medisinsk teknisk utstyr og møblering. Parallelt utvikles prinsipper og løsninger for tverrgående temaer.

Etter funksjonsprosjektet videreutvikles modellen gjennom detaljprosjektering. For byggherrestyrte entrepriser vil detaljprosjektet være underlag for konkurranse og valg av entreprenør og leverandører.

Sammen med valgt entreprenør/leverandør, detaljeres og kvalitetssikres BIM-modellen til et tilstrekkelig og verifisert nivå som underlag for produksjon iht de rammer og føringer som foreligger for prosjektet.

Underlag for produksjon utvikles samlet eller trinnvis med fokus på suksessiv og systematiske ferdigstillelse, ibruktaking og drift.

Nødvendige godkjenninger fra offentlige myndigheter som rammetillatelse og igangsettingstillatelse foreligger. Forhåndsmelding til Arbeidstilsynet er sendt og SHA-plan er etablert ihht til Byggherreforskriften.

Prosjekteier involveres gjennom statusrapportering, baselinerevisjoner og prosjektets samhandlingsstruktur og fullmaktstruktur. Dette for å sikre nødvendige beslutninger, mulighet for å iverksette risikoreduserende tiltak og sikre at prosjektet utvikles og prioriteres iht prosjektets vedtatte rammer og forutsetninger.

Utfør produksjon

Under produksjon (bygging) realiseres modellen til fysiske bygg og utomhusanlegg ihtprosjektets rammer og et verifisert produksjonsunderlag (BIM-modellen) . Fokus for fasen er produksjon med leveranser ihht prosjektenes resultatmål for SHA, kostnad, tid, kvalitet og miljø der sikker og trygg byggeplass for alle involverte prioriteres. Det etableres detaljerte planer og kontrollrutiner for å nå resultatmålene. Gjenstående byggherreleveranser som medisinsk teknisk utstyr, inventar og IKT anskaffes, leveres og monteres på byggeplass.

BIM-modellen kompletteres med informasjon om leveransen som underlag for videre produksjon og FDVU-dokumentasjon. Nødvendige forutsetninger for offentlige tillatelser følges opp.

Prosjekteier involveres gjennom statusrapportering, baselinerevisjoner og prosjektets samhandlings- og fullmaktstruktur. Dette for å sikre nødvendige beslutninger, mulighet for å iverksette risikoreduserende tiltak og sikre at prosjektet utvikles og prioriteres iht prosjektets vedtatte rammer og forutsetninger.

Prosjektet går over i sluttfasen ved godkjent milepæl for mekanisk ferdigstillelse. Suksessiv ferdigstillelse, overlevering og klinisk ibruktaking, kan gi flere milepæler for mekanisk ferdigstillelse.

Utfør sluttfase

Sluttfasen starter etter godkjent milepæl for mekanisk ferdigstillelse. I sluttfasen er det fokus på funksjonstest, testing og teknisk prøvedrift. Mottaksorganisasjonen får opplæring og utfører nødvendige virksomhetstester og validering før bygget kan tas i bruk.

BIM-modellen kompletteres til «som bygget» dokumentasjon og nødvendige offentlige tillatelser for bruk av bygget er på plass før eier kan overta bygget. Kontrakt med entreprenører og leverandører er avsluttet, nødvendige kontroller gjennomført og eventuelle feil, mangler og reklamasjoner er på et akseptabelt nivå.

Prosjekteier involveres gjennom statusrapportering, baselinerevisjoner og prosjektets samhandlings- og fullmaktstruktur. Dette for å sikre nødvendige beslutninger, mulighet for å iverksette risikoreduserende tiltak og sikre at prosjektet utvikles og prioriteres iht prosjektets vedtatte rammer og forutsetninger.

Fasen avsluttes med eierskifte, klar for klinisk ibrukta og drift (B5-beslutning). Dette kan skje trinnvis der bygget tas delvis ibruk per bygningsdel/funksjonsområde, eller komplett for hele byggeprosjektet.

Etter eierskifte er ansvaret for prosjektet overført til mottaksorganisasjonen. Byggeprosjektet er klart for prosjektavslutning ihht Sykehusbyggs rutiner.

Prosjektavslutning

Etter eierskifte skal prosjektorganisasjonen for byggeprosjektet gjennomføre prosjektavslutning. Dette ved å sikre at nødvendig dokumentasjon foreligger og er arkivert, prosjektregnskapet er avsluttet og nødvendige avtaler for eventuelt videre oppfølging foreligger. Det skal gjennomføres en evaluering av måloppnåelse av prosjektets effekt- og resultatmål som legges frem for prosjektstyret. I tillegg anbefaler Sykehusbygg at det gjennomføres en intern evaluering og erfaringsoverføring som samles i en sluttrapport for prosjektet.

Prosjektorganisasjonen kan etter avtale bistå mottaksorganisasjonen med for eksempel oppfølging av gjenstående feil, mangler, reklamasjoner og 1-års garantibefaring.

Klinisk ibruktakelse og drift. Realisere gevinster

Etter eierskifte tarmottaksorganisasjonen over ansvaret for den delen av bygget som eierskiftet er gjennomført for. Eierskifte kan gjennomføres trinnvis for deler eller hele bygget for gradvis gå over til full klinisk drift. Gjenstående mangler og reklamasjoner avsluttes med entreprenør, og underlag for ferdigattest utarbeides.

Etter å ha tatt i bruk bygget, går prosjektet over i driftsfasen og FDVU og mottaksorganisasjonen skal realisere gevinster fra byggeprosjektet.

Iht Veileder for tidligfasen i sykehusbyggprosjekter skal prosjekteier sikre at det gjennomføres evaluering av plan- og byggeprosessen, denne kan enten gjøres per fase eller etter at prosjektet er ferdigstilt (tilbakeskuende evaluering). I tillegg skal helseforetaket gjennomføre etterevaluering rundt 3 år etter at sykehuset er tatt i bruk, denne skal vurdere i hvilken grad prosjektet har hentet ut planlagte effekter og gevinster.